Inventario e magazzino: qual è la differenza e come gestirli al meglio?

Sono moltissime le aziende, in Ticino come nel mondo, che hanno in comune una necessità fondamentale: trovare il modo di gestire al meglio il proprio inventario e il proprio magazzino. Il concetto che non tutte hanno chiaro, però, è che, per quanto simili, inventario e magazzino sono due elementi diversi: occuparsene come fossero una cosa sola è un errore che può costare caro all’azienda in termini di prestazioni.

La prima considerazione da fare in merito è che esistono dei punti in comune tra le gestioni dei due elementi:

• entrambe consentono di offrire ai clienti il prodotto giusto, nella giusta quantità, nelle giuste condizioni e al giusto indirizzo
• entrambe comportano anche l'archiviazione, la spedizione e il riordino delle scorte
• entrambe necessitano di un software dedicato e, talvolta, di un sistema di scansione dei codici a barre

In secondo luogo, la gestione dell’inventario influisce sulle operazioni di gestione del magazzino: infatti è in base alla disponibilità dei prodotti sugli scaffali che deriva, a cascata, ogni altra operazione, compresa la prevenzione delle perdite, gli audit finanziari e, non ultima, la soddisfazione della clientela.

Dal punto di vista delle differenze è possibile affermare che la gestione dell’inventario include:

• la previsione della domanda
• la supervisione degli acquisti dai fornitori
• il mantenimento delle scorte in stock
• il controllo costante dello stock (materie prime, componenti e prodotti finiti)
• l’evasione degli ordini

La gestione del magazzino comprende invece:

• la movimentazione interna delle merci
• la movimentazione delle merci lungo il percorso dal ricevimento alla spedizione
• il coordinamento tra risorse umane, attrezzature e processi
• il controllo della qualità
• il prelievo
• l'imballaggio
• il posizionamento delle scorte
  

Anche sul fronte dei software da adottare per la gestione esistono delle differenze importanti:

• La gestione dell’inventario può essere affidata a un ERP (Enterprise Resource Planning) munito di specifiche funzionalità integrate, come per esempio SAP Business One, il software gestionale più adottato dalle PMI del Ticino. Questo evita tutti i rischi derivati dall’affidarsi a software entry-level e fogli di calcolo supplementari, che possono generare errori, dispendio di tempo e una visione inaccurata dell’inventario.
• La gestione del magazzino viene delegata a un software specifico (Warehouse Management System), come per esempio Produmex, che consente la migliore e più completa integrazione con SAP Business One. Produmex divide il magazzino in scomparti e contenitori precisi così da ridurre il tempo e la distanza di prelievo, migliorare il processo di rifornimento e permettere un maggiore controllo sulle operazioni.
  

Operare con due software perfettamente integrati tra loro, come nel caso di SAP Business One e Produmex, porta molteplici vantaggi. La sinergia tra i due permette infatti di monitorare continuamente l’inventario mentre gli articoli si spostano dentro, attraverso e fuori dal magazzino. Al tempo stesso, è possibile utilizzare i dati raccolti in tempo reale per ottimizzare la posizione di ciascun prodotto e la durata della sua permanenza sopra lo scaffale.

Ciò avviene perché le funzionalità di Produmex vengono aggiunte direttamente ai menu di SAP Business One: i dati vengono così centralizzati e resi accessibili da entrambi i sistemi. Bisogna inoltre tenere presente che anche altri reparti, come il Reparto Acquisti e il Servizio Clienti, devono poter accedere ai dati del magazzino per consentire il processo decisionale. Ecco quindi che l'integrazione tra i due software è fondamentale, poiché rende automatico e istantaneo lo scambio di dati.

Le funzioni aggiuntive che uno strumento come Produmex offre a un ERP come SAP Business One sono molteplici e includono:

• Tecnologia di scansione di codici a barre
• Schemi di prelievo avanzati
• Spedizione integrata

I vantaggi ottenibili grazie all’integrazione tra SAP Business One e Produmex sono molteplici e riguardano soprattutto quattro campi principali:

Gestione degli ordini – Un software per magazzino come Produmex consente alle aziende di integrare, tra i propri canali di contatto con la clientela, portali che offrono un gateway self-service sicuro, flessibile e personalizzato. Utilizzare per prendere gli ordini metodi tradizionali come il telefono o l’e-mail, infatti, espone ai rischi dell’inserimento manuale dei dati, aumentando la possibilità di errori.

Inventario e Tracciabilità – La possibilità di tracciare i lotti lungo l’intera e complessa supply chain è fondamentale, soprattutto (ma non solo) per quei settori altamente regolamentati come quelli del food & beverage, delle scienze biologiche e dei prodotti farmaceutici. Integrando SAP Business One con Produmex la tracciabilità end-to-end viene garantita grazie a un’ottimizzazione della gestione logistica. A differenza di quanto avviene utilizzando software per magazzino indipendenti, l’integrazione tra Produmex e SAP Business One consente ai due tool di dialogare tra loro e di lavorare quindi su informazioni accurate e precise circa il monitoraggio dei livelli delle scorte e i trasferimenti di materiale, il tutto in tempo reale.

Conformità agli standard del settore – In un mercato in costante evoluzione, saper adeguare la propria azienda a standard sempre più nuovi e competitivi è indispensabile per restare performanti. La sinergia tra Produmex e SAP Business One consente non solo di reagire in modo rapido ed efficace a ogni cambiamento procedurale, ma anche di rispettare al meglio i più severi parametri normativi.

Strumentazione – Eliminando i processi manuali e lo scambio di informazioni tramite supporti cartacei o software scollegati tra loro, i membri del team ottimizzano il proprio tempo e possono dedicarsi ad attività più produttive.

Se anche tu sei interessato a gestire al meglio l’inventario e il magazzino della tua azienda, contattaci: ti forniremo tutte le informazioni che cerchi!