Software gestionale aziendale: 10 criteri essenziali per la scelta

Da diversi anni, sempre più imprese si affidano alla trasformazione digitale, spinte dalla necessità di ottimizzare la propria operatività e di mantenersi competitive sul mercato. In questa evoluzione, la scelta del software gestionale aziendale svolge un ruolo chiave, motivo per cui va effettuata con particolare attenzione.

Sul mercato esistono ormai da tempo molteplici soluzioni per la gestione aziendale informatizzata. Per individuare la più adatta alla propria impresa è necessario capire innanzitutto che cosa si intende quando si parla di software gestionale.

Che cos’è il software gestionale aziendale?

Con la definizione software gestionale aziendale (Enterprise Resource Planning, o ERP), si indica un sistema software che consente a un'organizzazione di gestire e integrare in modo efficiente tutti i suoi processi aziendali.

Questi sistemi integrano varie funzioni aziendali, come la contabilità, la gestione delle risorse umane, la produzione, la logistica, le vendite e altro ancora, all'interno di un'unica piattaforma. Ciò evita l'utilizzo di software verticali separati per singole funzioni, i quali, se non interconnessi in modo efficace, possono rallentare i processi, aumentare il rischio di errori e limitare la reattività aziendale.

L'obiettivo principale di un ERP è quello di migliorare l'efficienza aziendale fornendo una visione globale e unificata delle diverse attività. Un ERP aiuta a ottimizzare i processi, a ridurre i tempi di gestione, a aumentare la precisione delle informazioni e a favorire la comunicazione tra i dipartimenti, consentendo all'azienda di prendere decisioni più informate e tempestive.

Quando serve un ERP?

I motivi per dotarsi di un software gestionale possono essere molti. In generale, l’esigenza di adottare un sistema ERP unico tramite cui controllare ogni operazione aziendale emerge in 3 situazioni, ovvero quando:

L’azienda avverte come una limitazione l’utilizzo di tanti strumenti diversi per il proprio business

Il gestionale già in uso non è più in grado di rispondere alle esigenze aziendali e di garantire gli obiettivi di business

I mutamenti tecnologici, del mercato e del lavoro richiedono all’azienda una maggiore competitività per mantenersi al passo

Software gestionale aziendale: come sceglierlo

L’obiettivo principale di un software gestionale è portare miglioramenti nell’organizzazione dell’azienda, nelle sue tempistiche operative e nelle capacità di controllo dei processi.

Partendo da questo assunto, ecco quali sono le caratteristiche indispensabili per ottenere i migliori vantaggi da un software di questo tipo:

1 – Funzionalità mirate

Per prima cosa occorre tenere presenti le priorità operative tipiche della propria azienda. Questo consente di capire quale sia il programma gestionale aziendale sufficientemente completo o specifico da poter rispondere davvero ai propri bisogni (per esempio, Amministrazione finanziaria, gestione degli acquisti e delle vendite, gestione delle distinte base, gestione del magazzino, gestione delle anagrafiche articoli, ecc.).

2- Utilizzo intuitivo

Il software gestionale dell’azienda deve essere utilizzabile da tutti i soggetti che saranno chiamati a servirsene, i quali saranno senz’altro diversi per ruolo, per competenze e per preparazione informatica.

Per questo motivo il gestionale ERP deve garantire la massima semplicità di utilizzo presentando processi intuitivi per l’esecuzione di ogni azione.

3 – Integrazione con sistemi esterni

Spesso in azienda sono già implementati alcuni software, ciascuno dei quali dedicato a una funzione specifica. In questi casi, per il team può risultare impegnativo sostituire da un giorno all’altro procedure ormai acquisite con quelle, tutte nuove, di un tool rivoluzionario costituito da un solo sistema gestionale.

Ne consegue quindi l’importanza che il nuovo software ERP aziendale sia integrabile con sistemi esterni verticali (come per esempio quello per la produzione manifatturiera) oppure in grado di scambiare informazioni con altre fonti (per esempio file Excel, database, sistemi CRM, e-commerce e così via).

In questo modo l’implementazione può avvenire per gradi e senza shock operativi, evitando al contempo il rischio di ripetizione di procedure o di errori di trascrizione.

4 - Modularità

I migliori software ERP offrono il vantaggio di essere modulari, ossia composti da diversi elementi, dedicati ciascuno a una funzionalità differente.

Durante il primo periodo di utilizzo, è possibile scegliere solo i moduli che si ritengono necessari, costruendo poi nel tempo un gestionale sempre configurato su misura per i propri processi aziendali.

5 - Verticalità

Accanto alle funzioni generiche, definite “trasversali” in quanto necessarie a ogni tipo di azienda (come la gestione finanziaria e la gestione amministrativa) i migliori software ERP offrono anche funzioni specifiche per determinati settori. Per esempio, la gestione della produzione e del magazzino, della vendita online e offline, della qualità e così via.

Questa caratteristica, chiamata “verticalità”, li rende particolarmente performanti nel preciso ambito d’interesse.

6 – Scalabilità

Nel tempo, le esigenze di un’azienda cambiano e, spesso, crescono. Anche il software gestionale deve avere la possibilità di crescere di pari passo: in questo modo, potrà continuare a offrire vantaggi gestionali (e di sicurezza dei dati) senza divenire obsoleto e inadeguato.

Scegliere un ERP scalabile significa affidarsi a un sistema gestionale dinamico, capace di essere sempre taylor-made a prescindere dai cambiamenti in atto.

7 – Internazionalità

In un mondo sempre più connesso, dove è sempre più necessario interfacciarsi con mercati esteri, è importante che il software gestionale aziendale permetta di svolgere le operazioni di contabilità in diverse valute, che abbia la capacità di generare documenti multilingua e che consenta di rispettare normative straniere.

8 - Accesso da molteplici dispositivi (web client)

Il software gestionale deve essere dotato di un servizio web client che lo renda accessibile da diversi device, come PC, Tablet e smartphone. In questo modo tutti i membri del team potranno interagire, anche da remoto, con le diverse funzionalità del sistema.

9 – Archiviazione dati in Cloud

Operare con un gestionale ERP connesso con il Cloud, con possibilità di archiviare i dati in remoto senza necessità di un server fisico (servizio on premise) presso la sede aziendale, è un vantaggio sempre più irrinunciabile, che consente di abbattere i costi di installazione e di manutenzione dell’infrastruttura hardware.

Anche i tempi di implementazione diventano molto più brevi. Operare in Cloud, inoltre, garantisce maggior interattività tra utenti e sistema (rendendo possibile, per esempio, lo smartworking) e maggior sicurezza nella conservazione e nel recupero dei dati.

10 - Analisi dei dati in tempo reale per strategie aziendali

Attraverso il software ERP, l'archiviazione e la consultazione dei dati aziendali è immediata e centralizzata ed offre un'analisi dinamica e in tempo reale. La piattaforma permette agli utenti autorizzati di accedere a informazioni cruciali, generando report, diagrammi e proiezioni statistiche.

Questo arsenale informativo diventa un'opportunità tangibile per minimizzare i rischi e per plasmare strategie aziendali più precise. La presa di decisioni è guidata da dati concreti e da prospettive matematiche affidabili, garantendo una base solida per l'evoluzione aziendale.

Software gestionale ERP: a chi rivolgersi

Per l’implementazione del nuovo sistema ERP è sempre consigliato rivolgersi a un software provider certificato come MTF Business Solutions, che abbia esperienza non solo nel settore informatico ma anche nella gestione d’impresa. In questo modo, si potrà beneficiare di tutti i punti di forza del software gestionale così come dell’affiancamento e della formazione forniti dal provider.

L’assistenza, la fornitura di aggiornamenti e lo sviluppo di eventuali personalizzazioni del sistema sono veri e propri valori aggiunti che possono fare la differenza per il successo dell’azienda: ecco perché è necessario verificare che il software provider sia dotato di un Reparto Development preparato e flessibile, nonché di un solido rapporto con la casa madre creatrice del gestionale.

Tutti i vantaggi di un software gestionale ERP

Scegliere un software gestionale aziendale che risponda a tutti i requisiti elencati, come per esempio SAP Business One, l’ERP più adottato dalle aziende del Ticino, offre una lunga lista di vantaggi.

Ecco l’elenco dei principali:

• Riduzione dei costi
• Velocizzazione dei processi
• Eliminazione degli sprechi
• Incremento dei volumi di vendita
• Aumento della velocità di incasso dei debiti
• Miglioramento della comunicazione verso i clienti
• Aumento del tasso di conversione dei potenziali clienti in clienti effettivi
• Snellimento dell’offerta di prodotti e servizi
• Riduzione degli errori di gestione
• Ottimizzazione delle tempistiche di gestione
• Maggiore efficienza rispetto ai costi operativi
• Riduzione costi del personale
• Riduzione delle giacenze e degli scarti di produzione
• Maggiore controllo delle performance
• Aggiornamento dei dati in tempo reale
• Maggiore scalabilità del business
• Miglior reattività in risposta ai cambiamenti

Stai cercando un software gestionale aziendale adatto alla tua impresa? Contatta MTF Business Solution: ti forniremo tutte le informazioni che ti occorrono per fare la giusta scelta!