In che modo SAP Business One può ridurre i costi operativi aziendali?

Ogni azienda presente sul mercato deve confrontarsi quotidianamente con i propri costi operativi. Un aspetto, questo, che può diventare un problema in quanto può rappresentare una fonte di dispersione di tempo, risorse e, naturalmente, di budget

Ecco perché riuscire a ridurre i propri costi operativi deve essere un obiettivo prioritario per l’organizzazione. Un obiettivo che, però, può generare un’ulteriore difficoltà, dato che dedicare risorse alla riduzione delle spese significa impegnarle nell’ottimizzazione e nell’integrazione di processi complessi, cosa che può comportare inizialmente un notevole impegno in termini di tempo, energie e costi.

La soluzione più efficace è l’adozione di un software ERP che sia in grado, nel contesto dell’ottimizzazione delle attività gestionali, di rendere automatiche e massimizzate anche tutte le operazioni di riduzione dei costi operativi.

SAP Business One, il gestionale scelto da oltre 55.000 aziende in tutto il mondo nonché il più utilizzato dalle PMI del Ticino, è uno strumento informatico in grado di rispondere alle esigenze di ogni settore organizzativo aziendale. La sua vasta gamma di funzioni rende possibile una chiara visibilità di tutto il business, il controllo completo su ogni aspetto delle operazioni e, di conseguenza, la riduzione delle spese operative.

Si tratta di applicazioni che intervengono in ogni ambito di attività, dall’amministrazione finanziaria agli acquisti, dalle vendite alla distribuzione, dalla gestione del servizio clienti (CRM) all'inventario, dalla produzione alla gestione dei progetti fino all’assistenza sul campo. SAP Business One individua criticità, sprechi, colli di bottiglia ed eventuali inefficienze per poi procedere a risolverli, ottimizzando così il sistema.

Ecco alcuni esempi di ambiti aziendali in cui SAP Business One può fare la differenza, migliorando l’efficienza e riducendo di conseguenza i costi operativi:

1. Amministrazione finanziaria

• Riduce gli errori grazie a strumenti specifici per la contabilità, per la gestione degli asset fissi, per le funzionalità bancarie, per i report e per l’analisi finanziaria
• Automatizza le attività contabili quotidiane (scritture contabili, calcolo delle imposte e delle transazioni multivaluta, ecc.)
• Disbriga tutte le attività bancarie (transazioni, pagamenti, riconciliazione dei conti, ecc.)
• Gestisce i flussi di cassa e i budget, confrontando i dati reali con quelli previsionali
• Velocizza le transazioni, consentendo un aumento dei margini di profitto e permettendo di prendere decisioni migliori
• Fornisce report e analisi in modo costante e puntuale

2. Vendite e servizio clienti

• Consente il management delle campagne di marketing, la gestione dei clienti e dei servizi, il reporting e l'analisi.
• Migliora le vendite, la redditività e la soddisfazione dei clienti
• Rende possibile applicare promozioni sul volume, offrire sconti per il pagamento in contanti e creare specifiche offerte speciali per i clienti
• Velocizza la risposta alle chiamate di assistenza
• Genera analisi e report immediati su ogni aspetto del processo di vendita, incluse le previsioni
• Coordina il team di vendita grazie all’app mobile

3. Acquisti

• Gestisce l'intero ciclo order-to-pay (incassi, fatture, resi, pagamenti, ecc.), ottimizzando il processo d’acquisto e abbattendo le spese
• Consente di confrontare facilmente i fornitori e i prezzi, negoziare accordi migliori e identificare le opportunità di risparmio sui costi
• Crea richieste di acquisto, ordini di acquisto ed entrate merci, visualizzando il flusso grafico dei documenti per facilitarne la verifica e il controllo
• Visualizza i saldi contabili e le analisi di acquisto, il codice articolo, i listini prezzo e le informazioni fiscali
• Sincronizza in tempo reale le merci in entrata e il livello delle giacenze
• Gestisce le fatture da pagare, le cancellazioni e le note di credito
• Genera report con dati in tempo reale e li rende disponibili per la visualizzazione in vari formati

4. Analisi e reporting

• Consente una visione chiara del business grazie a strumenti di Business Intelligence (dati da fonti multiple, funzioni clicca e trascina, trascina e collega, attiva link, drill-down, ricerca assistita, alert basati sul flusso di lavoro e indicatori di performance KPI predefiniti)
• Permette l’accesso in tempo reale alle dashboard e ai report preferiti oltre che a strumenti di produttività a supporto del processo decisionale
• Definisce i tassi di scambio e le procedure di autorizzazione
• Genera la possibilità di prendere decisioni critiche più oculate, più sicure e più veloci grazie all’integrazione di tutti i dati in un unico sistema di analisi
• Elimina le ridondanze e le duplicazioni nell’immissione dati, evitando i costi relativi

5. Magazzino e inventario

• Velocizza le procedure di approvvigionamento e integra magazzino e contabilità, generando report istantanei
• Fornisce informazioni precise su spedizioni in entrata e in uscita, inventario e ubicazione dei prodotti, controllando le difformità
• Consente di valutare il magazzino in base a costo standard, media mobile e altri metodi
• Consente di monitorare in tempo reale i livelli delle scorte e i trasferimenti tra magazzini, gli aggiornamenti di magazzino e la disponibilità
• Ottimizza i movimenti di magazzino e riduce i tempi di prelievo
• Gestisce l’inventario utilizzando diversi modelli di determinazione dei costi
• Gestisce le anagrafiche degli articoli utilizzando più unità di misura e di prezzo
• Esegue gli inventari e i conteggi
• Richiede materiali in base alla pianificazione della produzione
• Crea distinte base multilivello e ne permette la gestione dei prezzi

Oltre a questi campi di intervento, in cui SAP Business One permette di minimizzare le inefficienze e quindi le spese che ne derivano, l’apporto del software consente di ottenere una riduzione dei costi operativi come effetto collaterale di diverse migliorie di gestione. Ecco alcuni esempi:

Eliminazione dei costi di stampa e di conservazione dei documenti cartacei

Miglioramento della competitività del ciclo di vendita e dell’efficienza del personale di vendita grazie all’unificazione di sistemi differenti

Stime più rapide e accurate da parte del team di vendita grazie all’accesso diretto a tutti i dati

Abbattimento dei costi operativi grazie all’unione dei dati della supply chain e della linea di produzione in un'unica posizione per consentirne la valutazione e l'analisi.
SAP Business One è disponibile On Premise ma anche in Cloud come offerta software-as-a-service basata su abbonamento. Anche su questo fronte il software è stato concepito per ridurre i costi, grazie a canoni mensili preventivabili. Questo evita all’azienda elevati investimenti in conto capitale anticipati per l'acquisto del software e dei servizi.

La versione Cloud di SAP Business One offre le economie di scala di cui necessitano le organizzazioni per soddisfare la domanda del mercato e aumentare i propri profitti. Per gestire il sistema e i server non occorre personale dedicato, cosa che permette di risparmiare, ancora una volta, in termini di risorse e di tempo pur garantendo efficienza e sicurezza.

Se sei interessato a conoscere meglio i metodi di contenimento dei costi operativi ottenibili con l’adozione di SAP Business One, contattaci: ti forniremo tutte le informazioni che ti occorrono!