12 punti chiave per la digitalizzazione dei processi HR
La digital transformation, ossia la transizione da un business basato su processi tradizionalmente manuali a un business che ha la tecnologia come fulcro di tutte le sue funzioni, è un fenomeno che interessa sempre più anche il settore HR della aziende. Effettuarla nel modo corretto permette di ottimizzare l’efficienza del personale e di mantenersi operativi in un panorama di mercato sempre più competitivo. Può però non essere un’operazione semplice e, per portarla a termine al meglio, è bene seguire una serie di precisi step.
Tutto deve cominciare con l’adozione della giusta piattaforma HR. Il software in questione deve infatti essere flessibile, scalabile e rispondere in modo mirato alle esigenze HR della singola azienda, come:
- la gestione dei dati dei dipendenti
- il monitoraggio delle assenze
- la definizione delle retribuzioni
- la formazione dei team
- la definizione del processo di assunzione
Dal modo in cui queste informazioni vengono raccolte, conservate, condivise e utilizzate deriva il grado di efficienza della digitalizzazione HR e, di conseguenza, quello dell’azienda.
Investire nel giusto HR software significa ottenere vantaggi in molteplici campi, quali:
- la gestione dei costi
- la conformità con le normative HR
- la disponibilità di risorse per le attività produttive e strategiche
- il risparmio di tempo durante i processi di assunzione
Partendo da questi presupposti, esistono almeno 12 best practice per chi vuole effettuare una corretta e virtuosa Digital transformation del settore HR della propria azienda:
Implementare il corretto HR software – Disporre della giusta piattaforma informatica come centro nevralgico dei processi HR è la chiave di volta della loro digitalizzazione. L’HR software è fondamentale per gestire, archiviare e proteggere i dati riguardanti i dipendenti, garantendo che le informazioni rimangano riservate. L'accesso a questi dati risulta infatti limitato al solo personale autorizzato. Ciò salvaguarda la privacy dei dipendenti e al tempo stesso favorisce un utilizzo intelligente delle informazioni ai fini dei processi aziendali.
Adottare una tecnologia Cloud – L’utilizzo del Cloud computing consente di conservare e condividere i dati aziendali in modo estremamente più sicuro, più accessibile e più facilmente gestibile da parte di tutti i membri del team autorizzati. La gestione dei dati può avvenire da qualsiasi parte del mondo, permettendo alle HR la massima libertà e la massima flessibilità di lavoro in termini di tempo e di luogo. Questo migliora le performance, aumenta la motivazione del personale e riduce i costi.
Stabilire processi standard ma flessibili – Attraverso l’ideazione e l’implementazione di procedure riconosciute e condivise internamente è possibile stabilire processi operativi standard basati su direttive precise e chiare per i membri del team. Questo garantisce equità e costituisce un riferimento in caso di controversie. Tramite i dati elaborati dall’HR software si possono inoltre effettuare eventuali correzioni e aggiustamenti, rendendo i parametri flessibili e ottimizzati al meglio in funzione delle effettive necessità delle risorse umane.
Automatizzare la gestione HR self-service – Consentendo alle risorse umane la gestione self service delle funzioni che le riguardano, come l’organizzazione delle ferie, l’aggiornamento degli obiettivi personali, la definizione delle scadenze e delle mansioni, si alleggerisce il carico di lavoro dei Responsabili HR e si riducono i costi. Eliminando i supporti cartacei, inoltre, ci si affranca da possibili perdite di documenti e sovrapposizioni di contenuti.
Digitalizzare l’analisi e la reportistica – I dati digitali giocano un ruolo fondamentale nel prendere decisioni chiave, formulare strategie e implementarle. Questo riguarda anche il settore HR, in cui l’automatizzazione di aspetti come la gestione delle buste paga, la valutazione delle prestazioni, la pianificazione dei compiti e il calcolo dei budget consente l’analisi delle varie attività in tempo reale. I report così generati permettono di ottimizzare i processi in corso d’opera, conferendo al personale vantaggi sotto il profilo operativo e strategico.
Monitorare e valutare costantemente l’operatività HR – Poter disporre di feedback costanti e aggiornati provenienti dalle HR consente all’azienda di organizzare in modo razionale la propria attività e la propria gestione del personale, evidenziando, grazie a dati misurabili, il livello di operatività, soddisfazione e motivazione dei singoli dipendenti. Vengono rilevate anche l’adeguatezza ai ruoli e le necessità specifiche individuali, permettendo di rispondere con prontezza a eventuali mancanze e di correggere possibili problematiche.
Integrare il sistema di gestione stipendi - Integrare l’HR software con il sistema di gestione delle retribuzioni significa eliminare l'immissione manuale dei dati, fonte di errori umani e di spreco di tempo. Il reparto contabilità, inoltre, può così accedere in modo immediato ai dati delle risorse umane durante la preparazione delle buste paga. Il risultato è un incremento dell’efficienza del dipartimento HR.
Digitalizzare formazione e aggiornamento – La formazione e l’aggiornamento costanti dei dipendenti sono fondamentali per le loro performance. Le funzioni di digital learning erogate direttamente attraverso la piattaforma HR software consentono un tipo di istruzione interattiva, coinvolgente, flessibile e dinamica. Ciò permette anche la condivisione di conoscenze ed esperienze, creando coesione e scambio di know how tra i vari membri del team.
Stabilire e condividere obiettivi misurabili - Il vecchio modello aziendale in cui le aspettative erano dettate dai dirigenti e dai responsabili HR è ormai superato a favore di un modello in cui gli obiettivi vengono definiti in accordo con i membri del personale e secondo i dati forniti dal monitoraggio delle attività interne. Ciò aumenta il senso di appartenenza e il legame con l’azienda da parte di tutto il team.
Conferire empowerment ai dipendenti – Applicare processi di condivisione, di self service e di coinvolgimento dei dipendenti ha come effetto l’incremento della loro motivazione e della loro responsabilizzazione nei confronti del lavoro e dell’azienda. Le conseguenze sono una riduzione del turn-over e un aumento delle prestazioni delle risorse umane, a tutto vantaggio dell’efficienza e della produttività.
Gestire il complaining in modo fruttuoso – Dare voce alle problematiche dei dipendenti e offrire loro ascolto attraverso il dialogo informatizzato consente di trasporre ogni criticità sul piano concreto dei dati misurabili. Partendo da qui si possono quindi impostare linee guida chiare per la risoluzione di problemi e controversie. I diretti interessati si sentono così coinvolti e capiti, migliorando la propria gratificazione e il proprio rendimento.
Abbracciare il cambiamento come fattore di successo – Durante un passaggio critico come quello determinato dalla Digital transformation, saper gestire la paura dell'ignoto è uno dei fattori chiave di un’evoluzione vincente. In questo, l’aiuto più grande deriva dalla capacità aziendale di stabilire un dialogo interattivo interno, coinvolgendo tutte le risorse umane dall'inizio di ogni processo fino alla fine. La gestione funzionale del cambiamento permette così di rispettare il budget dei progetti, operare entro le scadenze previste e raggiungere gli obiettivi prefissati in modo più efficiente e con tempistiche più brevi.
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