Perché le PMI hanno bisogno di un software per le risorse umane?

All’interno della struttura aziendale, il primo aspetto a risentire dell’impatto dell’emergenza Covid 19 è ovviamente quello delle risorse umane. L’arrivo della pandemia ha costretto infatti i membri di tutti i team a riorganizzare tempi, spazi e interazioni operative, con soluzioni non sempre funzionali ed efficaci.

In questo scenario, l’adozione di strumenti e soluzioni digitali per gestire i vari processi dell’area HR ha acquistato un’importanza sempre più fondamentale: si pensi per esempio a come lo smart working rappresenti ormai un fattore chiave nel successo del business e dell’operatività aziendale. Tutto ciò, evidentemente, aumenta il divario tra le organizzazioni digitalizzate (più produttive) e le altre, destinate a una sempre minore efficienza.

Elemento centrale di questa trasformazione sono gli Human Resource (HR) Software, piattaforme integrate e complete che permettono l’automatizzazione di tutti i processi legati alla gestione delle risorse umane all’interno di un’azienda.

Oggi l’HR Software rappresenta un ausilio aziendale imprescindibile sotto molteplici aspetti, dalla gestione degli impiegati a quella delle informazioni sui singoli dipendenti. L’automatizzazione dei processi, inoltre, costituisce un notevole risparmio di tempo e di mole di lavoro per il Responsabile HR e per tutto lo staff, oltre che un mezzo per evitare sprechi, per esempio quelli dovuti all’utilizzo di supporti cartacei.

Questo porta a una maggiore flessibilità nel lavoro, a una qualità di vita migliore per le risorse umane, a una semplificazione delle richieste di assunzione e del disbrigo di ogni aspetto burocratico.

In commercio esistono diverse tipologie di HR software: alcune di esse sono integrate e complete di tutte le funzioni; altre offrono assistenza specializzata a uno specifico processo HR; altre ancora, infine, sono scalabili e, presentando la possibilità di aggiunta progressiva di moduli, possono crescere insieme all’azienda.

In un periodo come quello attuale, caratterizzato da una fortissima instabilità logistica dovuta al rischio di lockdown e di restrizioni sugli spostamenti, la soluzione senz’altro ideale è l’adozione di un HR software in Cloud. I vantaggi di questa tipologia sono molteplici e, tra essi, il principale è sicuramente legato alla possibilità di utilizzo del software da remoto e in completa sicurezza dei dati. Grazie al Cloud, infatti, accessibilità, mobilità e flessibilità risultano aumentati esponenzialmente.

Ecco 10 grandi obiettivi facilmente raggiungibili implementando un HR software nella tua azienda:

1. Miglioramento del recruitment: l’HR software digitalizza il recruitment e lo basa sull’analisi di dati esatti. Questo accorcia i processi di assunzione e consente di acquisire solo i migliori talenti per l'azienda. La funzione può essere integrata con i social media e le bacheche online su cui ricercano posti di lavoro i professionisti più qualificati.

2. Miglioramento della gestione buste paga: l’HR software aiuta nella gestione del libro paga, consentendo di risparmiare tempo e di eliminare gli errori umani nella compilazione. Inoltre permette di controllare in modo automatizzato la conformità del lavoro svolto e i tempi straordinari.

3. Ottenimento dei vantaggi del self-service: i dipendenti possono accedere direttamente ai dati. Questo consente loro di gestire di persona la propria formazione e le richieste di ferie, presentare suggerimenti per migliorare la propria produttività e fissare i propri obiettivi. Tali obiettivi possono poi essere riveduti e approvati dal responsabile HR o dalla Direzione. In questo modo, i responsabili HR sono liberi di occuparsi di altre funzioni.

4. Connessione costante in tempo reale: il feedback continuo sui processi è ormai una necessità indispensabile per ogni sistema aziendale. Il giusto HR software offre strumenti utili a questo scopo, inclusi opzioni di messaggistica che consentono connessioni veloci tra responsabili e operatori.

6. Ottimizzazione della formazione: applicazioni di e-learning e funzioni self-service fanno sentire i membri del team più coinvolti nella propria formazione, anche grazie all’apprendimento interattivo che massimizza l’acquisizione di dati da parte degli utenti. Attraverso i medesimi strumenti, i datori di lavoro possono fornire ai dipendenti spunti per migliorare le loro capacità e acquisirne di nuove.

7. Connettività ovunque: l’HR software consente la connessione da qualunque device e postazione da remoto a ciascun membro dello staff. Questo permette un’operatività istantanea senza vincoli di sede fisica né di orari fissi di lavoro.

8. Conformità alla legislazione: l’HR software consente alle PMI di conformarsi alle leggi vigenti, aiutandole ad approntare facilmente i documenti richiesti in materia di assicurazione, fiscalità, diritto del lavoro e assistenza sanitaria. Permette anche alle attività commerciali di adeguarsi in modo rapido ed efficace ai cambiamenti delle norme organizzative e del quadro giuridico.

9. Maggiore efficienza e produttività: l’HR software elimina le attività ridondanti e snellisce le attività dispendiose in termini di tempo come la gestione degli aspetti amministrativi e fiscali, la pianificazione e l’approvazione delle richieste di ferie dei dipendenti e molto altro. Si riduce anche la possibilità di errori dovuti all’uso di sistemi manuali come cartelle e fogli di calcolo. Dall’aumento dell’efficienza così ottenibile deriva un aumento della produttività.

10. Facile recupero dei dati: le funzioni dell’HR Software consentono di memorizzare le informazioni relative ai dipendenti di tutti i reparti aziendali. Attraverso semplici query, può essere recuperato ogni dettaglio di ciascun membro dello staff in modo preciso e mirato: una funzione chiave per prendere decisioni in merito a promozioni, retrocessioni o aumenti di stipendio.

Al fine di trarre i migliori vantaggi dall’adozione di un HR software, occorre però individuare la soluzione più indicata per la propria azienda. Ecco perché è fondamentale trovare il giusto software provider certificato che possa guidarti in questa scelta.

Se anche tu sei interessato a implementare nella tua azienda un HR software, contattaci: ti forniremo ogni informazione di cui hai bisogno!