Tra i tantissimi vantaggi portati alle aziende dalla rivoluzione digitale, un ruolo di primo piano è rivestito dalla semplificazione del lavoro dovuta al processo informatizzato di gestione dei documenti , che a sua volta si traduce in una grande fonte di risparmio per l’organizzazione.
Le piattaforme gestionali digitali, infatti, sia che agiscano autonomamente, sia che si integrino con altri dispositivi informatici aziendali, permettono di semplificare il sistema rendendo più facile processare i carichi di lavoro. In questo, la scelta del giusto software di gestione documentale occupa una posizione di primo piano, dato che consente di acquisire documenti da qualsiasi supporto (cartaceo, digitale, foglio elettronico, immagine,…) e di organizzarli, indicizzarli, integrarli e conservarli per renderli sempre disponibili in caso di bisogno. Una comodità e una razionalità che consentono una serie di vantaggi di tipo economico, quali:
- Aumento della produttività e riduzione dei costi. Un software documentale evoluto evita ridondanze di replicazione di documenti elettronici (si pensi per esempio alle email con destinatari in copia conoscenza e molteplici risposte “incrociate”). In questo modo diventa più immediato comprendere ciò che avviene in azienda e quali azioni intraprendere per ottimizzare l’efficienza, con risparmio di tempo e risorse.
- Diminuzione di errori, inefficienze e spese. Grazie all'automatizzazione non solo vengono eliminati tutti i contrattempi dovuti a imprecisioni umane, ma non si corrono nemmeno rischi di dimenticanze o fraintendimenti circa ciò che accade in azienda, il che porta a una maggiore qualità di prodotto e servizio e minori costi di problem solving.
- Maggiore velocità di adeguamento legale. Un tool di gestione documentale affidabile e professionale deve permettere di trattare le informazioni aziendali in piena conformità alle normative vigenti in materia di dati: un vantaggio non solo legale, ma anche economico dato che evita all'azienda di assumere competenze apposite e impiegare risorse dedicate.
- Miglioramento del flusso di informazioni e della collaborazione interna. Il giusto software permette di organizzare i fascicoli documentali in modo da mantenerli sempre aggiornati e da poter recuperare istantaneamente tutti i dati utili. La consultazione dei documenti può essere consentita solo ad alcuni membri dello staff o a tutti: in questo modo la condivisione delle informazioni diventa più fluida, l’assegnazione delle attività più razionale e il bagaglio di conoscenza di ciascun collaboratore più arricchito, risparmiando su formazione e aggiornamento.
- Promozione del concetto di digitalizzazione all'interno dell’azienda. Gli strumenti digitali possono rendere più efficiente qualsiasi aspetto dell'organizzazione, non solo in relazione alla gestione documentale, ma anche sotto il profilo del funzionamento delle attività operative, consentendo di intervenire prontamente in caso di problemi. Rendere i collaboratori confidenti con la dimensione digitale permette di superare i limiti dei metodi obsoleti e di garantire all'organizzazione più alti margini di risparmio.
Per poter beneficiare di tutti questi vantaggi economici ci si può affidare a un software di gestione documentale di sicura efficienza, già adottato da moltissime aziende in Ticino.