Uno dei passaggi fondamentali all’interno del workflow documentale di un’azienda è quello dell’approvazione dei documenti. È un processo che richiede a sua volta vari step, ognuno dei quali coinvolge un diverso membro del team. Se, però, l’azienda non ha una gestione automatizzata dei documenti, la procedura di approvazione può avvenire in modo caotico, con notevoli rallentamenti sul fronte dell’efficienza e del rispetto delle scadenze.
Alcuni degli effetti negativi che derivano da una gestione documentale di tipo tradizionale o cartaceo sono:
- Eccessivo intreccio di e-mail e telefonate
- Eccessiva produzione di fogli stampati (ciascuno dei quali a rischio smarrimento o danneggiamento)
- Flusso documentale non monitorato e non aggiornabile in tempo reale
- Elevata possibilità di generare dati sovrapposti o non coerenti tra loro
- Mancato rispetto delle scadenze
Per ovviare a questi inconvenienti occorre innanzitutto lavorare in regime automatizzato attraverso una gestione digitale della documentazione. Il secondo passo è affidarsi a un software di gestione documentale che possieda funzionalità specifiche per l’approvazione dei documenti.
In questo modo ciascuno step approvativo può essere gestito:
- in modo centralizzato
- in modo coordinato dai diversi utenti coinvolti
- ovunque ci si trovi, in sede o da remoto
- attraverso diversi strumenti come app o client web
Un software di archiviazione efficiente, come per esempio Archiflow, offre la possibilità di definire ogni parametro necessario all’approvazione documentale, ovvero:
- quali sono gli step necessari
- quali sono gli utenti coinvolti
- quali sono le azioni richieste a ciascun attore del processo, step by step
Per ogni processo approvativo viene stabilita a priori la sequenza di passaggi che il documento deve sostenere, operazione fondamentale per creare i workflow documentali digitali in quanto ne definiscono e ne rendono possibili le automazioni.
Ciò permette anche di individuare ed eliminare immediatamente ogni criticità di flusso grazie a un monitoraggio costante, effettuabile tramite un cruscotto su cui sono mostrati in modo chiaro, intuitivo e semplice tutte le coordinate dell’operazione in corso.
Ogni scambio di dati, informazioni e documenti tra utenti viene registrato: in questo modo qualsiasi versione discordante viene mantenuta a disposizione per controlli e verifiche, evitando sovrascritture e impedendo al documento di procedere al passaggio successivo finché la task non è stata terminata e approvata. Tramite notifiche, ciascun utente coinvolto viene avvisato quando occorre la sua approvazione per contenuti inseriti da altri, per il passaggio del documento allo step successivo o per il suo invio al destinatario.
Il tutto avviene in modo personalizzato secondo le esigenze dell’azienda e in base agli strumenti informatici che utilizza e con cui bisogna interfacciarsi. Con questo sistema è possibile approvare fatture, richieste d’acquisto, contratti e ogni altro tipo di documento, ma anche indicare scadenze e priorità, nonché richiedere autorizzazioni, firme e prese visioni.
Nel dettaglio, il processo approvativo avviene in pochi efficienti passaggi:
- Il documento viene acquisito dal software.
- Il software avvia il flusso di approvazione, inviando agli utenti selezionati una notifica di necessario controllo.
- Ogni approvatore verifica la correttezza del documento: se ci sono errori, l’utente può negare l’approvazione indicando il motivo. Il documento ritorna così alla fonte per le modifiche necessarie.
- Se il documento è corretto, l’utente lo approva, lo inoltra all’utente successivo o lo vidima con approvazione definitiva.
- Le fatture attive vengono inviate ai destinatari; le fatture passive vengono inoltrate all’amministrazione; le richieste d’acquisto e i contratti vengono confermati o annullati.
La gestione digitale del flusso di approvazione di documenti e fatture consente quindi di raggiungere numerosi obiettivi aziendali, quali:
- Il miglioramento dell’operatività
- L’ottimizzazione della gestione documentale
- L’incremento di velocità e flessibilità dei processi approvativi interni
- Il miglioramento della collaborazione tra gli utenti
- Il rispetto delle tempistiche, delle modalità e delle scadenze previste (anche in smart working)
I benefici relativi sono a loro volta molteplici, e comprendono fra gli altri:
- Processi più snelli e standardizzati
- Tracciabilità garantita di ogni documento archiviato
- Riduzione dei passaggi
- Aumento della trasparenza sull’avanzamento del flusso e sui singoli passaggi intrapresi
- Maggiore attenzione alla sostenibilità ambientale, grazie alla riduzione degli sprechi e dell’utilizzo di carta e inchiostro
- Abbattimento delle spese per carta, toner, manutenzione stampanti e gestione degli archivi
Adottare un sistema di gestione informatizzato per il flusso di approvazione dei documenti e delle fatture si rivela quindi una soluzione in grado di garantire efficienza, rapidità, precisione e continuità operativa anche da remoto e in contesti particolari quali le emergenze sanitarie.
Se anche tu sei interessato a conoscere meglio i software utili a gestire digitalmente il flusso di approvazione dei documenti aziendali, contattaci: ti forniremo tutte le informazioni che ti occorrono.