L’affermarsi sempre maggiore dello smart working, dovuto anche alla pandemia di Covid19, ha reso più funzionale e interattiva la gestione dei documenti aziendali. Grazie alla digitalizzazione, contratti, fatture, richieste d’acquisto, assunzioni e così via vengono redatti, inviati e scambiati via e-mail internamente ed esternamente. Affinché abbiano effettiva valenza burocratica occorre però che siano siglati a norma di legge, attraverso una firma digitale.
Per capire come poterla applicare in modo efficiente si deve prima comprendere la sottile differenza che intercorre tra firma elettronica e firma digitale:
- La firma elettronica è la sottoscrizione elettronica di un documento
- La firma digitale è una delle modalità con cui si può sottoscrivere elettronicamente un documento
Appare quindi evidente come la firma digitale sia soltanto una delle diverse tipologie di firma elettronica. Ordinandole in modo crescente sul piano del valore probatorio e della validità legale abbiamo:
- Firma elettronica semplice (FES) – Ha un valore limitato, pertanto è consigliata solo per documenti di importanza minima e di basso impatto sul business, per esempio in ambito logistico (Bollettino di consegna) e delle risorse umane (HR)
- Firma elettronica avanzata (FEA) – Consente di identificare con sicurezza il firmatario nonché di rilevare se il documento è stato modificato dopo l’apposizione della firma. La FEA è l’ideale negli ambiti HR, utility, legale e acquisti.
- Firma elettronica qualificata (FEQ) – Permette di identificare il firmatario tramite un certificato qualificato rilasciato da un soggetto titolato. La firma è apposta mediante specifici dispositivi regolamentati a norma di legge.
- Firma digitale (FD) – È la più autorevole tipologia di firma elettronica prevista dal contesto normativo. È utilizzata per documenti soggetti a conservazione digitale (per esempio le fatture elettroniche e i documenti fiscali). Può essere comunque utilizzata anche in ogni altro ambito, come quello delle risorse umane, quello logistico, ecc.
In particolare, il tipo di Firma Digitale basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Il processo con cui si può procedere alla firma digitale di un documento è relativamente semplice e suddivisibile in una serie di passaggi:
- Si inseriscono nel documento in formato statico (PDF) da sottoporre al firmatario i punti firma, ovvero gli spazi in cui occorre apporre il proprio autografo.
- Si invia il documento via e-mail al firmatario, richiedendo l’utilizzo di un dispositivo (come la smart card o il token USB) autenticato da un certificatore accreditato oppure di un software abilitato alla firma digitale.
- Il firmatario appone il proprio autografo nei punti richiesti dal proprio pc, tablet o smartphone
- Il documento firmato digitalmente ritorna al richiedente.
Ogni documento può essere sottoscritto con firma digitale anche combinando l’utilizzo di strumenti hardware e software, a patto che il firmatario ne disponga, cosa non sempre scontata come nel caso, per esempio, di utenti privati. Anche in ambito aziendale la necessità di possedere strumenti hardware appositi può rappresentare un problema.
La soluzione in questi casi è una sola, quella di disporre di un software di gestione documentale che offra funzionalità onboarding per consentire la firma digitale del firmatario.
La firma digitale, infatti, è da considerarsi un singolo step di un processo di gestione documentale più articolato e complesso, che parte con la creazione di un documento e termina con la sua conservazione digitale. Ecco perché è necessario puntare su un software che possa occuparsi dell’intera gestione documentale e non di uno strumento, hardware o software, finalizzato solo alla firma digitale.
Gli aspetti che rendono efficiente un processo di firma elettronica sono infatti molteplici, ovvero:
- La gestione digitale del documento
- I processi digitali interattivi
- L’analisi dei processi
- La validazione archivistica
Attraverso un software di gestione documentale in grado di effettuare tutte queste operazioni è possibile far sì che il processo di firma digitale benefici di una serie di valori aggiunti, divenendo davvero efficiente. Per esempio:
- La creazione del documento può essere accelerata grazie all’integrazione con Microsoft Word.
- L’interazione tra più redattori del documento è resa possibile da task digitali scadenzati in modo puntuale.
- L’invio del documento può avvalersi di integrazioni con sistemi esterni per recuperare anagrafiche e dati dei firmatari.
- I documenti firmati ricevuti possono essere gestiti tramite le funzionalità di e-mail management dell’hub documentale.
- I documenti firmati ricevuti possono essere condivisi attraverso portali dedicati.
- La conservazione digitale viene abilitata in modo automatico così come l’aggiornamento della fascicolazione dell’archivio.
Fondamentale diventa anche la scelta del software provider, che deve saper garantire non solo la soluzione più indicata, ma anche un supporto completo e duraturo nel tempo.
In conclusione, considerando l’importanza che la firma riveste in qualsiasi attività di aziende private e istituzioni pubbliche, essere in condizioni di effettuarla in modalità digitale garantendo efficienza procedurale ed efficacia legale è sempre più un elemento imprescindibile, non solo da un punto di vista di competitività di business.
Se sei interessato a conoscere meglio i processi di firma digitale e le migliori soluzioni software per effettuarla, contattaci: ti forniremo tutte le informazioni che ti occorrono!