Conservazione digitale elettronica: come effettuarla al meglio

La dematerializzazione dei documenti, ovvero la loro conversione da un formato cartaceo a un formato digitale, è ormai un passaggio imprescindibile per qualsiasi azienda che voglia mantenersi competitiva in un mercato sempre più dominato da un approccio informatizzato. Operare la dematerializzazione presevando la validità legale dei documenti richiede però processi precisi: chi non li rispetta può ritrovarsi con file documentali privi di autenticità.

Ai fini di una corretta dematerializzazione è indispensabile infatti operare la cosiddetta “conservazione digitale elettronica”, procedimento che permette non solo di rendere i nuovi documenti dematerializzati legalmente validi, ma anche di garantirne:

• l’autenticità
• l’integrità
• l’affidabilità
• la leggibilità
• la reperibilità

I file in formato digitale che si ottengono dai documenti originali vengono poi autenticati in due modi:

• nella forma e nel contenuto grazie alla firma digitale
• nella cronologia di creazione grazie alla marca temporale

Firma digitale e marca temporale sono infatti i due “sigilli” che consentono di indicare la paternità del documento e la sua data di produzione, conferendogli la medesima efficacia giuridica dei documenti cartacei tradizionali.

Nel caso in cui un documento sia già nativo digitale, è obbligatorio per legge che la sua conservazione avvenga con modalità digitali.

I vantaggi per l’azienda derivanti dalla conservazione digitale elettronica sono molteplici e comprendono:

• Maggior rapidità di reperimento di documenti e informazioni
• Controllo ottimizzato dei processi documentali
• Riduzione dei costi (diretti e indiretti) sui processi operativi (per esempio la stampa)
• Eliminazione degli spazi fisici dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
• Riduzione delle risorse umane e strumentali dedicate alla gestione documentale
• Abbattimento delle tempistiche di elaborazione e gestione dei documenti
• Possibilità di soddisfare i requisiti necessari per la fatturazione elettronica
• Possibilità di adempiere all’obbligo della conservazione digitale dei documenti nativi digitali

Il modo migliore per implementare ed effettuare la conservazione digitale elettronica all’interno dell’azienda è affidarsi a un valido software di gestione documentale.

In particolare, il software deve essere in grado di gestire in autonomia:

• un archivio di qualunque dimensione
• un flusso di documenti in ingresso di volume sia piccolo sia grande
• ambiti documentali distinti
• processi di conservazione specifici a norma di legge per ogni ambito

Deve inoltre essere scalabile e possedere i più attuali requisiti tecnici nonché essere conforme alle più recenti normative in materia, così da poter rispondere in modo multi-livello alle esigenze di qualsiasi tipo di azienda che necessiti di effettuare una corretta gestione della conservazione digitale.

È inoltre importante che il software fornisca anche una funzione Cloud che consenta di accedere ai documenti conservati sempre e da qualunque dispositivo. In questo modo diventa possibile monitorare i file e semplificare il processo di esibizione tramite accesso diretto al database centralizzato.

Il controllo dell’archivio deve essere infatti automatico e continuo: solo così vengono ridotti al minimo gli interventi manuali e, conseguentemente, i possibili errori umani. Esistenza, leggibilità, integrità, validità legale e molto altro risultano quindi assicurati nel tempo in modo costante, così come lo stato fisico e logico del sistema.

Sempre attraverso specifiche funzioni del software deve essere possibile estendere la validità dei documenti, rinnovando la marca temporale, scartare quelli ancora presenti oltre il termine del periodo di conservazione e segnalare eventuali criticità.

Attraverso specifiche funzioni, con il software si deve poter effettuare anche la conservazione digitale elettronica relativa a più aziende (come nel caso di un Gruppo imprenditoriale), separando fisicamente documenti, supporti e metadati relativi e utilizzando, se occorre, database diversi.

In ogni caso, utilizzando un software di gestione documentale la massima sicurezza dei dati viene garantita non solo dal punto di vista dell’integrità ma anche da quello della protezione: tramite il Database Management System le informazioni sono raggiungibili solo dagli utenti abilitati.

Risulta quindi evidente come la dematerializzazione dei documenti, se effettuata con il giusto processo di conservazione digitale elettronica, rappresenti un’opportunità unica per migliorare l’efficienza e il rendimento aziendale, nonché per consentire alla propria attività di mantenersi competitiva e vincente.

Se sei interessato a conoscere meglio la dematerializzazione, la conservazione digitale elettronica e i migliori software per effettuarle, contattaci: risponderemo a ogni tua domanda!