Un problema comune a chiunque abbia un’azienda o un’attività che prevede la produzione e lo scambio di documentazione è quello di riuscire a raccogliere, conservare e proteggere una quantità ragguardevole di dati e di informazioni veicolate attraverso supporti cartacei. Questo problema non porta solo rischi alla sicurezza, ma rappresenta anche un dispendio di tempo, energie e spazio fisico.
Come abbiamo già visto, la soluzione più semplice e alla portata di tutti è la digitalizzazione, ovvero il trasferimento su supporto informatico di tutti i documenti cartacei, operazione che può essere effettuata scegliendo un apposito software di gestione documentale avanzato che consenta anche di archiviare tutti i dati in House oppure in Cloud. Quest’ultima caratteristica è fondamentale per ottenere una serie di vantaggi aggiuntivi ormai indispensabili, soprattutto in un’epoca in cui la sede di lavoro diventa sempre più virtuale e lo Smart working, il “lavoro agile” da remoto, diventa sempre più diffuso e prioritario per aziende e professionisti. Infatti, grazie alle garanzie di sicurezza che il Cloud fornisce, è possibile svolgere i propri compiti da qualunque postazione, in quanto applicativi, dati e documenti sono disponibili sempre e ovunque.
I vantaggi ottenibili con la digitalizzazione sono molteplici. Ricordiamo i principali:
- Liberare spazio logistico in sede eliminando gli archivi fisici dei documenti
- Ridurre i rischi di smarrimento o danneggiamento dei dati e dei documenti cartacei
- Risparmiare su carta, inchiostro e stampa, con evidente beneficio anche per l’ambiente
- Risparmiare tempo da parte delle risorse umane
- Ottimizzare i processi decisionali
- Favorire il workflow management, ossia la gestione dei processi nel loro complesso.
A questi vantaggi si possono aggiungere ulteriori benefici se il software adottato è in grado di operare anche in Cloud, come per esempio Archiflow: i meccanismi di ricerca sono semplificati, accedere ai dati risulta semplice e veloce e il rischio di perdere informazioni è nullo in quanto i dati non sono più vincolati a un dispositivo o contenitore materiale ma conservati in rete e protetti da sistemi di sicurezza all’avanguardia.
Questi benefici, uniti alle funzionalità che un software di gestione documentale come Archiflow offre, rendono possibile gestire in maniera ottimale il flusso dei documenti e le informazioni in essi contenute: consultare, riprodurre, modificare, smistare, spedire, fascicolare documenti è davvero semplice e immediato. Con questo tipo di software i documenti possono essere digitalizzati tramite scansione da qualsiasi luogo o postazione e, grazie all’integrazione con Office, anche e-mail e relativi allegati possono essere trasferiti direttamente all’archivio documentale.
Oltre a una gestione più snella dei documenti, un software come Archiflow, sulla base dei dati in suo possesso, permette di supportare i lavoratori nell’organizzare, impostare e automatizzare le proprie attività: l’azienda è in grado di monitorare, integrare e ottimizzare i propri processi per rendere più semplice ed efficiente il lavoro nel suo complesso.
Per poter essere ancora più produttivi è necessario inoltre utilizzare strumenti che siano disponibili anche da mobile: Archiflow permette di avere sempre sotto controllo l’andamento dei processi in cui si è coinvolti e di gestire la propria attività, inclusi, per esempio, l’accettazione degli ordini e il rispetto delle scadenze oppure le approvazioni che assolutamente devono essere gestite in tempo reale.
Sfruttando il Cloud e le funzionalità di un software di gestione documentale avanzato diventa inoltre possibile:
- Integrarlo con tutte le componenti tecnologiche necessarie a consentire la completa dematerializzazione dei documenti, come ad esempio la posta elettronica, la conservazione digitale sostitutiva, la firma digitale
- Ottenere backup dei dati da remoto su periferiche hardware inattaccabili, con deduplica dei dati e un’efficace strategia di retention
- Rendere i dati accessibili in modo rapido e intuitivo ovunque, in qualunque momento e attraverso qualunque device (una facilitazione utile soprattutto per chi opera da fusi orari diversi)
- Rispettare la normativa in materia di Privacy dei dati
- Semplificare i meccanismi di ricerca grazie alla gestione integrata delle informazioni
- Eliminare il rischio di perdita di informazioni, dato che non sono più archiviate in house su un supporto informaticamente e fisicamente vulnerabile
- Incrementare la flessibilità professionale e l’agilità operativa (facilitando lo Smart working)
- Migliorare la collaborazione a distanza del team di lavoro, favorendo la collaboration nello svolgimento dei processi
- Disporre di una scalabilità automatica all’aumentare dell’utilizzo del software
- Integrarlo con tutte le soluzioni applicative che producono documenti rilevanti per lo svolgimento delle attività e dei processi di business (ERP, CRM, software per la gestione del personale, ecc.)
Se quindi da un lato la digitalizzazione dei dati è un processo imprescindibile affinché un’azienda o uno studio professionale possa sempre restare al passo con i tempi e con le tecnologie, l’adozione di un software di gestione documentale come Archiflow diventa indispensabile per poter mantenere al massimo livello gli standard di efficienza, agilità e flessibilità che sono alla base della resa di business e della competitività di mercato.
Se anche tu sei interessato per la tua azienda a un software di gestione documentale operativo anche in Cloud, contattaci: te ne illustreremo più nel dettaglio funzioni e vantaggi.