5 vantaggi della gestione digitale per le risorse umane

La digitalizzazione dei documenti e la loro conseguente dematerializzazione portano vantaggi importanti non solo a workflow e logistica aziendali , ma anche alle risorse di maggior valore all’interno di un’azienda: quelle umane.

Vengono infatti snellite e rese più efficienti e performanti tutte le mansioni svolte dal personale aziendale, da quelle amministrative a quelle di gestione documentale relative ai percorsi dei singoli dipendenti e collaboratori, alle note spese, alle ricevute del materiale e così via. Ognuno di questi documenti deve poter essere archiviato in maniera coerente e razionale, al fine di poter essere reperito all’istante, condiviso e, se occorre, aggiornato o integrato con ulteriori informazioni.

Ecco quindi che i tool di gestione digitale della documentazione costituiscono una differenza sostanziale rispetto ai metodi tradizionali della compilazione manuale, garantendo un disbrigo burocratico aziendale più veloce, corretto e funzionale, il tutto grazie ad almeno cinque fattori vincenti:

1. Raccolta e archiviazione dati più efficiente

Non solo con il giusto software si possono archiviare i documenti pre-esistenti in modo logico e immediato, ma anche produrre documenti nativamente digitali, classificandoli in modo istantaneo e automatico ed eliminando l’utilizzo di carta stampata (e relativi ingombri). In più, si possono avere delle cartelle dedicate per ciascuna categoria di informazioni, sempre disponibili e consultabili dagli autorizzati.

2. Recupero e aggiornamento istantaneo delle informazioni

Qualsiasi sia la provenienza delle informazioni (uffici, postazioni interne o esterne, processi, ecc.), la digitalizzazione permette il loro aggiornamento e la loro eventuale integrazione in modo rapidissimo, sincronizzandole così da renderle omogenee ed evitando sovrapposizioni o errori.

La generazione o la conversione in file di un documento prevede inoltre l’utilizzo di metadati, che consentono di rintracciarlo con un click grazie ai tag di ricerca: questo significa evitare tutti gli sprechi di tempo che comporta recuperare i documenti fisici, nonché eliminare il rischio di smarrire le copie originali.

3. Cyber security e gestione accessi del personale

Gli strumenti digitali permettono di rispettare le sempre più stringenti normative in materia di protezione della privacy e dei dati sensibili, definendo in modo pratico e veloce l’accesso personalizzato alle informazioni per ciascun utente, gruppo di lavoro o ufficio. La traccia della gestione di un documento viene comunque sempre conservata in una apposita cronologia ed è quindi immediato risalire a chi lo ha consultato, a quando lo ha fatto e a quali modifiche ha apportato.

4. Gestione semplificata del fascicolo del personale

Il fascicolo che comprende tutti i documenti relativi a un singolo dipendente deve essere sempre a disposizione dell’interessato e degli addetti alle risorse umane. Oltre alla trasparenza amministrativa, il giusto strumento digitale garantisce per ogni fascicolo anche ordine, completezza di dati, aggiornamento in tempo reale e coordinamento delle informazioni spesso provenienti da fonti e supporti diversi, come carta, mail o PEC.

5. Incremento della collaborazione tra colleghi e ottimizzazione dei workflow

Il corretto software di gestione documentale facilita e migliora lo scambio di informazioni tra i membri del personale attraverso la sincronizzazione automatica dei dati inseriti e condivisi. Conoscenza e know how risultano così trasferiti internamente da un collega all’altro in modo veloce e intuitivo. Tutto ciò si traduce in procedure più snelle ed efficienti con carichi di lavoro meglio suddivisi e processati, anche in interazione con altre filiali dislocate e collaboratori esterni.

Per avere maggiori informazioni su questi e altri vantaggi, basta scoprire le caratteristiche di uno dei tool per la gestione digitalizzata dei documenti più utilizzato in Ticino.