La prima e più evidente innovazione per un’azienda che adotta la digitalizzazione dei sistemi è la “dematerializzazione” dell’apparato documentale, ovvero la trasformazione da concreto ad astratto di qualunque tipo di documento grazie all’eliminazione quasi totale della carta stampata e al trasferimento dei dati su supporto informatico. Un processo che permette anche, attraverso la conservazione sostitutiva, di eliminare l’archivio cartaceo dei documenti fiscali (fatture clienti/fornitori, documenti doganali, ecc).
Da queste premesse nasce l’esigenza per le PMI di utilizzare piattaforme di document management system (DMS) che consentano di affidarsi a questa nuova realtà in modo sicuro e funzionale: se l’archiviazione digitale riveste ormai un ruolo chiave all’interno dell’organizzazione aziendale, gli strumenti per gestirla sono diventati altrettanto imprescindibili per la logistica. Ecco un elenco delle otto principali caratteristiche che il tool ideale per il document management deve possedere:
1. Scalabilità e modularità
Deve essere in grado di adattarsi come un guanto alle esigenze logistiche, alle dimensioni e alla tipologia dell’azienda, al fine di garantire la business continuity in qualunque momento.
2. Possibilità di integrazione con altri tool digitali
Deve potersi interfacciare in modo fluido e armonizzato con altri strumenti informatizzati quali software ERP e posta elettronica.
3. Accessibilità da remoto
La gestione documentale deve poter essere effettuata da qualunque membro dello staff in qualunque momento e da qualunque device, anche mobile. Questo comprende ogni postazione interessata dalla logistica, come mezzi di trasporto, sedi dislocate, destinazione finale dei prodotti.
4. Cyber security
Il sistema di gestione documentale deve sempre poter soddisfare i parametri più attuali di sicurezza informatica richiesti dalle normative vigenti, sia dal punto di vista architetturale, sia da quello applicativo, regolando la visibilità dei dati tramite cifratura.
5. Workflow collaborativi
Il tool gestionale deve favorire la collaboration interna, così da permettere la condivisione dei dati e il lavoro contemporaneo sugli stessi file, evitando che incongruenze e sovrapposizioni si traducano in problemi concreti di logistica.
6. Firma Digitale e Grafometrica
Deve essere garantito il rispetto delle normative vigenti anche in merito all’apposizione di firma digitale sui documenti aziendali. La piattaforma di gestione documentale deve essere anche in grado di eseguire automaticamente le relative verifiche di validità della firma, connettendosi con le Certification Authority di riferimento, nonché di gestire la firma grafometrica e le modalità di firma elettronica avanzata.
7. Gestione di Posta Elettronica Certificata - IncaMail
Il tool deve disporre di una funzione di gestione sicura delle comunicazioni via Posta Elettronica Certificata, con particolare riguardo al suo valore istituzionale e alla sua valenza in termini legali.
8. Analisi e miglioramento dei processi
La piattaforma deve poter effettuare l’analisi e il miglioramento dei processi aziendali in base al rilevamento dei dati forniti dai sistemi informatici interni all’organizzazione. Questo anche attraverso la connessione e l’integrazione con strumenti di Business Process Improvement, utili alla creazione di report, di grafici e di statistiche finalizzati all’individuazione di criticità logistiche (ma non solo) e delle relative soluzioni.
Per avere un esempio pratico dell’utilità di una piattaforma per la gestione documentale, si può prendere in esame uno dei tool più efficaci, affidabili e testati disponibili attualmente sul mercato