Gestione digitale della corrispondenza per imprese, Comuni e aziende municipalizzate

In un mondo sempre più digitalizzato come quello di oggi, l’efficienza di imprese, Comuni e aziende municipalizzate dipende anche e soprattutto dal livello di connessione tra i membri del team e dal sistema di scambio di corrispondenza interno ed esterno: migliore è la capacità comunicativa di un’azienda o di un ente, migliore è la qualità del servizio che offre.

Se la gestione della corrispondenza costituisce quindi un elemento cruciale per ogni tipo di organizzazione, diventa ancor più delicata per quelle istituzioni che lavorano nel settore pubblico. Qui infatti il numero di comunicazioni periodiche può raggiungere cifre enormi, ed evaderle in modo puntuale, corretto e qualitativamente elevato si rivela molto impegnativo, soprattutto quando si ricorre ancora all’ormai obsoleto utilizzo di supporti cartacei.

Come in ogni altro ambito aziendale e istituzionale, anche sul fronte della corrispondenza la rivoluzione generata dalla Digital Transformation permette un approccio innovativo ed efficace che non solo sostituisce le lettere e altri dossier cartacei con e-mail e file digitali ma ottimizza al contempo ogni forma di scambio di documenti.

Ruolo chiave in questo nuovo scenario operativo è rivestito dai software di archiviazione documentale dotati di moduli specifici per la gestione della corrispondenza. Si tratta di tool che garantiscono una serie di vantaggi operativi imprescindibili, quali ad esempio:

• Un sistema di gestione documentale potente, scalabile e in grado di sostenere elevati carichi di lavoro grazie anche all’integrazione con altri sistemi IT, come ad esempio Office oppure l’ERP SAP Business One oppure ancora i software gestionali in uso presso le Amministrazioni Pubbliche (Ge.Co.Ti, AJ Logos, etc.)
• Una piattaforma documentale modulare e flessibile capace di promuovere agilità ed efficacia operative grazie alla semplificazione dei processi e all’assegnazione dei compiti.
• Una possibilità di condivisione di informazioni in contemporanea tra più utenti, che riduce l’eventualità di errori e consente di ottimizzare l’operato delle risorse umane.

Con questo tipo di software tutte le e-mail in entrata e in uscita vengono gestite direttamente attraverso un unico tool. Con tale sistema si può creare, protocollare, inviare e ricevere ogni e-mail in maniera totalmente automatizzata e del tutto indipendente dal canale utilizzato per la ricezione e l’invio (per esempio Outlook).

L’aspetto più interessante di un software documentale per la gestione della corrispondenza è infatti la sua integrazione con altri elementi informatici come Word, PDF e sistemi di firma digitale. È così possibile importare ed esportare documenti direttamente dal database istituzionale o aziendale. In questo modo possono essere stabiliti anche iter approvativi predefiniti o collaborativi tra i diversi membri del team coinvolti nel singolo carteggio.

Il supporto agli utenti è garantito da task on demand che permettono di creare workflow in tempi estremamente brevi. Anche l’assegnazione di compiti ad altri colleghi, uffici o reparti coinvolti nello specifico task è automatica e immediata. Inoltre, l’integrazione di diversi documenti in un unico tool interattivo ottimizza il time management e il monitoraggio del mailing, che viene sempre tracciato in ogni sua fase.

I benefici che derivano dalla gestione digitalizzata della corrispondenza sono molteplici, come per esempio:

• Dematerializzazione e gestione ottimizzata delle missive
• Gestione non solo della corrispondenza elettronica ma anche, se necessario, di quella cartacea
• Conformità a norma di legge svizzera circa la gestione e la conservazione sostitutiva documentale
• Abbattimento dei costi di stampa dei supporti cartacei e di spedizione
• Riduzione delle spese di stoccaggio dei documenti cartacei con conseguente aumento di spazio fisico utilizzabile all’interno della sede per scopi più funzionali
• Massima riduzione delle tempistiche di accesso, gestione, condivisione e invio dei documenti
• Aumento della velocità di acquisizione, ricerca, elaborazione, archiviazione e controllo di qualsiasi tipo di documento e informazione
• Automatizzazione degli iter approvativi e dei procedimenti amministrativi dell’ente

La digitalizzazione della corrispondenza rappresenta quindi un’opportunità impareggiabile per le amministrazioni locali: è solo attraverso questo sistema che possono infatti offrire ai propri utenti una vera esperienza di interazione comunicativa virtuosa. Se ne deduce che i valori aggiunti di un servizio così semplice, veloce e coinvolgente influiscono sull’efficienza amministrativa ma anche sull’indice di gradimento dei cittadini.

Grazie a una corrispondenza ottimizzata, la collaborazione tra ente pubblico e utenza diventa infatti più diretta, chiara e attendibile, e questo consente di sviluppare servizi maggiormente mirati in base alle richieste e alle esigenze delle singole persone e del contesto economico e sociale in cui esse vivono.

Anche per le aziende, una gestione del mailing più efficiente e monitorata rappresenta un’ottima opportunità per prendere decisioni più calibrate e pianificare nuovi metodi per raggiungere i propri obiettivi; in altre parole per ottimizzare il proprio Business Process Management, migliorando al massimo la produttività e la collaborazione aziendale.

L’importante, nella scelta del software, è puntare su uno strumento che presenti determinati requisiti fondamentali. In generale, è indispensabile che lo strumento sia:

• su misura per le esigenze dell’azienda o dell’ente pubblico
• innovativo e semplice d’uso con Drag&Drop
• interattivo con altri sistemi informatici in uso
• a norma per la Conservazione Digitale
• certificato
• settabile in modo strategico, con workflow personalizzati
• affidabile sotto il profilo della sicurezza informatica dei dati
• conforme alle normative vigenti in Svizzera
• operativo anche in Cloud

Quest’ultima caratteristica permette di sfruttarne al meglio le potenzialità sia in sede sia da remoto: un notevole vantaggio soprattutto in situazioni eccezionali come quelle generate dall’attuale pandemia di Covid19.

È bene ricordare che un software di archiviazione digitale massimizza la gestione dei documenti anche al di fuori dell’ambito della corrispondenza: il flusso documentale viene ottimizzato a 360° condividendo i file digitali a prescindere dalla loro origine attraverso strumenti di produttività individuale (come per esempio Microsoft Office) o strumenti gestionali (ERP). Qualsiasi tipo di documento può infatti essere digitalizzato, consultato, smistato, scambiato, condiviso, modificato, archiviato e conservato in formato elettronico.

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