Workflow documentale: cos’è e perché migliora i processi aziendali

Sempre più PMI stanno vivendo in questi anni la digital transformation, ovvero il passaggio a una gestione aziendale totalmente digitalizzata e automatizzata. Si tratta di un processo delicato, che presenta molteplici aspetti chiave da affrontare nel modo corretto e con i giusti strumenti per cogliere appieno tutte le potenzialità di questa transizione.

Basti pensare come la semplice digitalizzazione dei documenti di qualche anno fa sia stata ormai soppiantata dalla digitalizzazione di interi processi documentali. Ecco perché riveste sempre più importanza la gestione informatizzata del workflow documentale, che coinvolge un’ampia mole di dati e un altrettanto nutrito team di persone.

Chi non riesce a stare al passo con questa innovazione rischia di sprecare opportunità e di veder diminuire la propria competitività di mercato. Per rispondere a questa esigenza sono quindi nati specifici software dedicati, in grado di gestire i singoli elementi che compongono il workflow documentale in modo capillare, funzionale e preciso.

Si tratta di strumenti cruciali, che permettono al team:

• la definizione precisa dei ruoli
• il miglioramento del coordinamento tra i collaboratori
• un approccio proattivo alle singole mansioni e alle priorità
• un aumento dell’efficienza dei processi

Sul piano operativo, la raccolta continua e precisa di dati consentita dai software di workflow grazie alla tecnologia Robotic Process Automation (che sfrutta robot per automatizzare i processi e interagire con i sistemi digitali) permette di individuare eventuali criticità nel workflow e colli di bottiglia, così come di eliminare passaggi non necessari.

Scegliere il giusto software di workflow management non è però semplice e per farlo è sempre bene rivolgersi a un software provider certificato che sappia consigliare la soluzione migliore per l’azienda. In generale, le caratteristiche da tenere in considerazione nella scelta sono 5, ovvero:

• Sicurezza – il software la deve garantire per poter gestire in tranquillità l’accesso ai dati da parte di team, partner e fornitori.
• Usabilità – occorre che sia elevata per ciascun membro del team, motivo per cui il software deve essere semplice e intuitivo e non richiedere formazione per il suo utilizzo.
• Flessibilità – il software deve potersi adattare alle esigenze di ogni reparto, dalla documentazione per le risorse umane alle attività di gestione fino ai documenti di approvazione della logistica e a quelli inerenti gli aspetti amministrativi e legali.
• Integrabilità – il software deve essere in grado di connettersi in modo interattivo, veloce e continuo con gli applicativi e i sistemi informatici aziendali
• Scalabilità – il software deve poter crescere con l’azienda, mettendo a disposizione via via sempre maggiori funzionalità e risorse di calcolo di pari passo con il presentarsi di nuove e più articolate esigenze.

Quando tutti e cinque questi parametri sono soddisfatti in modo eccellente, il software di workflow management si rivela un elemento fondamentale dal punto di vista della competitività aziendale, e questo per due motivi tra loro complementari: perché consente la definizione e l’automatizzazione dei processi e al tempo stesso perché rende misurabili tali processi.

L’efficacia delle strategie adottabili in base ai dati raccolti dipende dal proprio Business Process Management, ovvero il coordinamento di persone, sistemi e informazioni volto al raggiungimento del risultato desiderato. Il giusto Business Process Management mette in grado l’azienda di anticipare le richieste del mercato, di erogare servizi ad alto valore aggiunto e di garantire la migliore flessibilità aziendale.

Ne consegue che a beneficiarne sarà proprio il business, grazie a una serie di vantaggi ottenibili in modo naturale, come per esempio:

• Una gestione integrata del flusso documentale, grazie alla digitalizzazione
• Attività e scadenze assegnate in modo univoco e puntuale
• Definizione dei flussi in base a regole prestabilite di percorso
• Misurazione matematica degli obiettivi raggiunti e delle tempistiche
• Minimizzazione dei costi
• Massimizzazione della governance

Il software di gestione del workflow documentale opera su 5 fronti:

Permettendo di focalizzarsi sugli obiettivi di business – Tutto il tempo sottratto alle attività ripetitive e alla raccolta dati grazie all’automatizzazione si traduce in tempo guadagnato per il raggiungimento degli obiettivi di business.

Articolando e ottimizzando i workflow documentali attuali – Il software di gestione del workflow documentale rende accessibili le informazioni attraverso varie piattaforme e tipologie di documenti, eliminando inefficienze e attività superflue.

Identificando le inefficienze - La perdita dei fogli di lavoro o i tempi di attesa eccessivi rallentano l’intero workflow e allontanano gli obiettivi di business: il software di gestione del workflow documentale elimina queste inefficienze spianando la strada ai risultati.

Contribuendo al coinvolgimento del team – Grazie a una migliore organizzazione delle informazioni è possibile coinvolgere e responsabilizzare al meglio il team: anche la minima variazione nel workflow viene infatti comunicata a tutti gli attori coinvolti e una figura di riferimento viene individuata per analizzare eventuali ostacoli e valutare i miglioramenti apportabili.

Attuando una costante ottimizzazione - Un software di gestione del workflow documentale riduce l’errore umano, attingendo informazioni da ogni documento, catalogandole per un uso futuro e utilizzandole all’occorrenza anche senza l’intervento dell’utente. Questo significa avere report automatici e più veloci, utili a ottimizzare ogni singolo processo in modo continuativo e senza interruzioni.

Per tutti questi motivi, un software di workflow documentale permette al team aziendale di lavorare al meglio e in modo più flessibile, mantenendo nel tempo un maggior controllo delle operazioni e migliorando le performance e la competitività dell’azienda.

Se anche tu sei interessato a conoscere meglio i software di workflow documentale e i vantaggi che possono portare alla tua azienda, contattaci: ti forniremo tutte le informazioni di cui hai bisogno!