La gestione ottimizzata del workflow documentale è un aspetto ormai essenziale per un’azienda che vuole distinguersi ed emergere dai competitor. Riuscire a governare il flusso dei documenti interni in modo più intelligente, più agile e più flessibile non è però un obiettivo semplice da raggiungere, soprattutto per tutte quelle organizzazioni che basano ancora la trasmissione di informazioni sui supporti cartacei.
Bisogna considerare anche che, con l’aumento del ricorso allo smartworking, emerge sempre più la necessità di poter monitorare i flussi documentali e i carichi di lavoro on demand.
Il primo step da affrontare è quindi quello di automatizzare i propri processi e digitalizzare tutti i propri documenti, in modo che siano archiviabili, editabili e trasferibili per via informatica. Il secondo passo, più importante perché in grado di far compiere il salto competitivo all’azienda, è quello di disporre di un software di archiviazione digitale che offra la possibilità di gestire la costruzione dei flussi documentali in modo efficiente, rapido e flessibile.
Un software come Archiflow, oltre a snellire la gestione dei documenti e semplificare i processi di business, possiede anche specifiche funzioni per rivoluzionare il workflow documentale, favorendo al contempo:
- la collaborazione e l’interconnessione tra i membri del team
- lo snellimento dei processi
- il monitoraggio delle performance
- la sicurezza dei dati
Le sue funzioni specifiche per la gestione del flusso documentale, semplici e intuitive grazie a un’interfaccia grafica “point&click”, consentono a ciascun utente di collaborare alla creazione di processi sequenziali o con snodi anche senza aver ricevuto una formazione specifica. In questo modo possono essere assegnate facilmente attività e relative scadenze con un rapido scambio di documenti.
Con una funzione di gestione del workflow documentale basta collegare in sequenza una serie di task per creare un flusso basato sulla collaborazione tra membri del team. Le azioni eseguibili sono diverse, per esempio:
- Inserendo gli snodi voluti è possibile scegliere il percorso da seguire tramite un’interfaccia drag&drop per i metadati
- Ogni utente che imposta il primo task può specificare quali altri utenti, gruppi o dipartimenti devono seguire ogni attività, nonché indicare scadenze, priorità e descrizioni utili alla comprensione dei singoli compiti
- Ciascun utente può avvalersi di un focus sullo stato di avanzamento delle attività grazie a un’apposita dashboard. In questo modo ogni processo è monitorato costantemente
- Ogni workflow strutturato può essere modificato nel tempo, adeguandolo alle esigenze organizzative contingenti
I vantaggi ottenibili con il modulo di gestione del workflow documentale sono molteplici, tra cui:
- massima flessibilità garantita
- velocità di implementazione
- costi contenuti
Andando più nel dettaglio, i benefici riguardano diversi aspetti, come per esempio:
Lavoro semplificato – tramite i service task si può modificare automaticamente il valore di un metadato. In questo modo si può gestire l’evoluzione di stato dei processi e/o il ciclo di vita dei documenti. All’inserimento di una scheda, il workflow può essere avviato in modalità manuale o automatica, ma l’avvio può essere anche condizionato in base al valore dei metadati. Così si evitano passaggi inutili che potrebbero generare inefficienze. I metadati inoltre si modificano in automatico con l’avanzamento dell’attività, consentendo di mantenere sempre il controllo della lavorazione del documento.
Creazione di modelli di social workflow – Si possono impostare modelli di workflow collaborativi con una serie di elementi preimpostati, per esempio i partecipanti, la data di scadenza, una nota di lavorazione e la priorità. In qualunque momento è possibile modificare ogni campo e personalizzarlo, mantenendo, in caso di modelli condivisi, la gestione dei diritti.
Dashboard proattiva – Ogni utente può adattare l’interfaccia al proprio metodo di lavoro: in questo modo può individuare più rapidamente i compiti da svolgere, stabilire le proprie priorità, visionare il lavoro del team e le attività assegnate ai colleghi. Il responsabile aziendale può monitorare l’avanzamento dei processi dalla consolle di workflow, visualizzando anche i commenti lasciati dai membri del team sui diversi task: appositi grafici a barra e a torta sono disponibili on demand e aggiornati in tempo reale per evidenziare la ripartizione del carico di lavoro di singoli utenti, gruppi e dipartimenti, ma anche per mostrare le attività scadute e il numero di documenti gestiti.
Inoltre, per garantire le massime prestazioni, integrando il software di gestione documentale con il sistema gestionale si ottiene la totale ottimizzazione dei flussi di lavoro, dei flussi di gestione e approvazione dei documenti e della fatturazione.
Da tutti questi aspetti risulta quindi evidente come l’automatizzazione dei processi e una gestione ottimizzata del workflow documentale costituiscano un valido mezzo per avvantaggiarsi sul mercato, nonché un notevole boost in termini di efficienza e di business: il sistema diviene infatti proattivo, permettendo agli utenti di concentrarsi solo sulle attività produttive.
Se anche tu sei interessato a saperne di più circa le funzioni di gestione del workflow documentale, contattaci: ti forniremo tutte le informazioni che ti occorrono!