L’archiviazione digitale è una risorsa chiave nell’ambito della digitalizzazione dei processi di un’azienda, che permette di annullare (o comunque di minimizzare) l’utilizzo di documentazione cartacea, di liberare spazi dagli archivi fisici e di eliminare i possibili errori nella compilazione manuale. In altre parole, di ridurre gli sprechi aumentando così il risparmio e l’efficienza.
Per un’organizzazione, il passaggio all’archiviazione digitale richiede naturalmente l’adozione di specifici tool informatici implementabili stand-alone oppure in grado di interfacciarsi con i più diffusi ed efficaci software gestionali. L’utilizzo di questi strumenti interattivi rappresenta di per sé un risparmio aziendale, perché non solo rende più prestanti i processi di stoccaggio dei dati, ma anche condivisibili e facilmente gestibili le informazioni all’interno dei reparti e verso l’esterno (clienti e fornitori), tutto a beneficio dell’efficienza, di una pronta risposta alla richiesta di mercato e della reputazione dell’azienda.
Come detto, la digitalizzazione dei processi va ben oltre la cosiddetta “dematerializzazione” dei documenti: annullare o ridurre al minimo la presenza di carta in azienda significa infatti risparmiare tempi e risorse e aumentare la redditività e la sicurezza.
Le piattaforme di Document Management System sono software capaci di gestire i documenti e i contenuti in modo esclusivamente digitale, in maniera flessibile e integrata e in grado di organizzare flussi di lavoro efficaci, comportando vantaggi in termini di risparmio e di maggiore produttività. Il giusto tool per l’archiviazione digitale, inoltre, può essere strutturato in modo da essere disponibile in house o in cloud e da consentire l’accesso istantaneo alle informazioni ovunque sia la postazione di lavoro. I dati generati dal sistema produttivo possono così essere non solo archiviati, ma anche smistati, condivisi, riprodotti e custoditi.
Tra le funzioni offerte, il corretto tool deve comprendere:
- Opzione di check-in/check-out con versioning di dati e documenti.
- Possibilità di apporre firma digitale e marcatura temporale.
- Controlli di sicurezza su vari livelli.
- Possibilità di effettuare ricerche su indici e documenti in modalità full-text.
- Gestione dei flussi documentali in modalità manuale, automatica o mista.
- Gestione della fascicolazione
- Gestione della posta elettronica e certificata
- Analisi statistica dell’archivio e dei documenti.
Grazie al giusto strumento informatizzato, si può beneficiare immediatamente di una serie di vantaggi, quali:
- Un’accessibilità assoluta
- Una rapida implementazione
- Un adattamento istantaneo e automatico del sistema ai nuovi parametri
- Un incremento esponenziale della sicurezza
- Un utilizzo semplice e intuitivo
- Una piattaforma completa e integrata all’ERP aziendale (opzionale)
Strettamente legati all’archiviazione digitale ci sono poi i vantaggi relativi alla gestione documentale per la logistica e tutti i benefici per quest’ultima derivati dalla digitalizzazione dei documenti.
Si tratta anche in questi casi di un circolo virtuoso che aggiunge al risparmio principale una serie di risparmi collaterali, dato che azzera gli sprechi, riduce il tempo richiesto alle risorse umane per l’archiviazione manuale, rende più reattivo il sistema, elimina gli intoppi e i ritardi e così via.
E naturalmente, all’interno di un’ottica di business, ciascuna voce di risparmio è una voce di guadagno.
Se volete saperne di più, potete scoprire tutte le funzioni e le potenzialità di uno dei tool di archiviazione digitale più utilizzati dalle PMI del Ticino.