Ti abbiamo mostrato nel precedente articolo come lo Smart working rappresenti una grande opportunità per la tua azienda, soprattutto in periodi critici come quello attuale. Bisogna però considerare che, in molti casi d’emergenza, si tratta anche dell’unica soluzione in grado di garantire la tua Business continuity. Affinché questa modalità di lavoro funzioni il segreto è uno solo: affidarsi al giusto supporto software.
Il processo di Business continuity è infatti vincolato alla messa in opera di risposte organizzative che assicurino la continuità operativa e ciò può avvenire da remoto attraverso l’utilizzo di strumenti che permettano di ridurre le distanze tra le persone e di gestire con semplicità l’apparato documentale, tenendolo sotto controllo. In questo tipo di riorganizzazione del lavoro la tecnologia digitale agile gioca un ruolo chiave.
L’accesso ai dati aziendali deve infatti poter essere immediato e deve poter avvenire da qualsiasi dispositivo, consentendo un aggiornamento e un monitoraggio costanti delle informazioni condivise tra i collaboratori, il tutto senza trascurare la sicurezza.
Appare quindi evidente che non basta affidarsi ai semplici strumenti informatici di uso comune, quali:
- una postazione PC o Mac collegata a Internet
- un allacciamento telefonico (Smartphone o Voip)
- un account email
- i programmi di office (Office 365 o Google Docs)
- una piattaforma di “collaboration” per condividere informazioni e teleconferenze
Affinché tu e i tuoi collaboratori possiate continuare a lavorare in modo professionale, affidabile, efficiente e sicuro occorre di più. Ecco perché è fondamentale affidarsi a un software gestionale in grado anche di operare in Cloud.
Quella di utilizzare il Cloud computing è del resto sempre di più una tendenza diffusa tra moltissime aziende. Basti pensare che quasi tutte le principali banche svizzere hanno portato i propri server in Cloud presso Swisscom, una riprova dell’estrema affidabilità del sistema, dato che in ambito bancario il concetto di “sicurezza” è fondamentale. Ma di fatto il Cloud è utilizzato da tutti ogni giorno attraverso i provider di posta elettronica; sono sempre meno, d’altro canto, le aziende che sono dotate di un server di posta collocato in sede, a causa della scarsa sicurezza e della poca convenienza.
Un discorso simile si può applicare (e deve esserlo) alla scelta della tipologia di software gestionale per la propria azienda, e questo non solo in caso di Smart working: sono tantissimi ormai i tool informatici venduti in SaaS (software as a service) così come i Public Provider quali Swisscom, Azure (Microsoft) e Amazon che affittano risorse server Paas (platform as a service) a prezzi competitivi. Lo stesso dicasi per i Private Provider locali, che danno ottimi servizi personalizzati e garantiscono sicurezza, riservatezza e prestazioni.
Ma quali caratteristiche deve avere un software gestionale per funzionare in Cloud? Buona parte delle soluzioni sviluppate con tool moderni potrebbero teoricamente funzionare in questa modalità ma, di fatto, soltanto le poche veramente certificate possono farlo, come per esempio il software ERP SAP Business One. Ecco perché è fondamentale individuare il giusto strumento informatico per la tua azienda, in modo da rendere disponibile a tutti i tuoi collaboratori ogni funzione che normalmente offre un gestionale in locale ma con il vantaggio di potervi accedere in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi. Ecco alcuni esempi:
- gestione documentale
- CRM
- contabilità e amministrazione
- vendite e acquisti
- magazzino e logistica
- produzione
- controllo di gestione
L’utilizzo del Cloud ti garantisce inoltre che i documenti aziendali non vengano smarriti, alterati o persino sottratti. Al contrario, li rende accessibili da qualsiasi luogo o dispositivo in tempo reale. Grazie al Cloud è possibile creare e modificare documenti tramite computer, smartphone o tablet, senza che occorra aggiornare i device. Utilizzando SAP Business One e integrandolo con uno dei migliori software documentali sul mercato, come Archiflow, si possono ricreare interamente l’ufficio e il database in forma virtuale, offrendo al team la più ampia gamma di benefici sul piano della gestione documentale digitale, quali:
- Disponibilità costante di documenti aziendali
- Visualizzazione e modifica di revisioni apportate al documento da altri utenti
- Versioni precedenti recuperabili
- Possibilità di modifica offline di un documento e successiva sincronizzazione online della nuova versione
- Accesso agli allegati del documento
- Check out dei documenti con possibilità di bloccarli e di impedirne la revisione
- Processi di business semplificati
Per quanto riguarda invece l’interazione delle risorse umane, sono molteplici i software che offrono la possibilità di effettuare Conference call, consentendo la condivisione degli schermi tra i partecipanti e una suite di funzioni collaborative che permettono lo scambio di file e contenuti. In questo modo ti è possibile organizzare videoconferenze e meeting online persino in viaggio oppure quando tu o qualcuno dei tuoi collaboratori vi trovate presso un cliente o un fornitore.
Infine, anche la posta elettronica, mezzo di comunicazione principale nello Smart working, viene veicolata attraverso software che offrono filtri protettivi da spam e malware e proteggono al meglio i dati scambiati internamente dal tuo team ed esternamente con clienti e fornitori.
In conclusione, lo Smart working si presenta quindi come un nuovo approccio all’organizzazione aziendale dove le tecnologie digitali hanno un ruolo decisivo: grazie a software gestionali in Cloud come SAP Business One in Cloud, l’integrazione di un software di gestione documentale come Archiflow e strumenti di collaborazione per il mailing e le conference call è garantita la continuità del lavoro fuori sede e la sicurezza dei dati.
Se anche tu sei interessato ad avere maggiori informazioni sulle migliori soluzioni software in Cloud per la tua azienda, come SAP Business One e Archiflow, contattaci: con una presentazione (effettuata anch’essa in Smart working) ti forniremo tutte le risposte che cerchi!