7 preliminari fondamentali per implementare un HR software

L’emergenza dovuta al Covid 19 ha favorito l’accelerazione di un fenomeno già in atto da diverso tempo in ambito aziendale: la digital transformation. Si tratta, di come è stata definita, della transizione da un business basato su processi tradizionalmente manuali a un business che ha la tecnologia come fulcro di tutte le sue funzioni.

Proprio come ogni altra parte dell'organizzazione, anche la trasformazione digitale delle risorse umane è essenziale in un'epoca in cui la rivoluzione tecnologica gioca un ruolo determinante in termini di competitività aziendale. La digitalizzazione del settore HR è infatti un aspetto quanto mai importante e cruciale, che occorre effettuare con attenzione per ricavarne i migliori vantaggi.

Per una digitalizzazione HR che funzioni in modo virtuoso è necessario in primo luogo prevedere una serie di step che comprendono un’attenta analisi, l’individuazione di obiettivi e priorità aziendali, al fine di effettuare una meticolosa pianificazione dell’implementazione nonché la programmazione di una corretta formazione aziendale.

Ecco i principali:

Individuare gli obiettivi dell’azienda e dei dipendenti

Gli obiettivi della digitalizzazione del settore HR sono suddivisibili in tre grandi macroaree:

• automatizzare i processi e ridurre il tempo impiegato in attività ripetitive
• utilizzare il tempo liberato per elaborare strategie e, in ultima analisi, beneficiare di maggiori profitti aziendali.
• massimizzare l’esperienza dei dipendenti, che sono i veri destinatari di questa

Con la digitalizzazione del settore HR il dipendente diventa infatti parte attiva, può accedere al suo fascicolo personale, iscriversi in autonomia ai corsi di formazione e così via.

L’importante, in questa fase, è partire con obiettivi semplici e misurabili e procedendo per aree (ad esempio recruiting, organigramma, formazione, valutazione, rilevazione presenze, la sicurezza, ecc.).

Individuare le figure professionali chiave: il ruolo dei team HR e IT

Il ruolo del team HR nella trasformazione digitale è duplice:

• Da un lato il team diventa responsabile della propria trasformazione, utilizzando l'automazione e processi digitali basati sui dati.
• Dall’altro, in collaborazione con il dipartimento IT, svolge il ruolo di guida verso la trasformazione digitale dell’organizzazione e, successivamente, quello di supporto alla sua continua evoluzione digitale.

Allo stesso modo, il team IT deve essere coinvolto sia in fase progettuale che di implementazione: in primo luogo deve contribuire all’individuazione del partner tecnologico e della piattaforma HR più idonea dal punto di vista tecnico e, successivamente, dovrà analizzare tutti gli aspetti di implementazione, integrazione e personalizzazione dal punto di vista di infrastruttura tecnologica, di gestione dei dati e dei processi.

Per tutti questi motivi, fornire ai dipendenti una mentalità digitale è fondamentale per migliorare i processi della forza lavoro e aumentare la produttività.

Definire le funzionalità informatiche necessarie

È necessario effettuare un’analisi delle specifiche di progetto al fine di evidenziare le esigenze e, di conseguenza, le funzionalità che rispondano in maniera più efficace agli obiettivi prefissati: anche in questa fase è fondamentale la sinergia del team HR e del team IT.

Scegliere la giusta piattaforma HR e il giusto software provider certificato

Oltre alle funzionalità, è di importanza cruciale valutare la tecnologia su cui basa la piattaforma considerando le proprie esigenze:

• Cloud oppure On-premise?

La tendenza attuale è quella di orientarsi sempre più verso la tecnologia Cloud visti gli innegabili vantaggi che offre. Tra questi ci sono:

- la velocità elevata di approvvigionamento del sistema

- l’accessibilità alle informazioni in qualunque momento e da qualsiasi luogo e supporto

- l’assenza di costi di manutenzione, aggiornamento e personalizzazione

- la fruizione in abbonamento senza acquisto di licenze

- la riduzione dei costi dell’infrastruttura IT

- la riduzione di tempi e risorse per la formazione

- la facilità di utilizzo e la potenza dell’interfaccia

- la massima sicurezza dei dati sensibili e delle informazioni riservate, grazie a un accesso limitato al personale autorizzato, a backup automatici e GDPR compliant.

• Piattaforma integrata e personalizzata o software specializzati?

Il panorama delle soluzioni dedicate alle risorse umane è molto strutturato e integrare sistemi HR può risultare problematico. L’HR è infatti un’area di lavoro aggregata, cioè formata da un’unione di persone, processi e sistemi che si relazionano su aspetti molto diversi tra loro. Per svolgere il lavoro può essere utile disporre di sistemi multipli, ma in realtà ciò crea enormi complessità quando si ha la necessità di combinare tra loro i dati.

Grazie alle opportunità offerte dalla tecnologia Cloud, scegliere un’unica piattaforma che integri tutti gli aspetti per la gestione delle risorse umane consente di avere tutte le funzionalità integrate e automatizzate. I dati infatti sono costantemente aggiornati e, non essendo inseriti manualmente più volte, non sono soggetti a errori umani e non risultano mai ridondanti.

Una piattaforma integrata è adatta anche alle PMI (compatibilmente con la dimensione aziendale e con il budget) e i vantaggi che offre sono molteplici:

- monitoraggio e valutazione costante

- automazione delle funzioni chiave (come la gestione delle buste paga, la valutazione delle prestazioni, la pianificazione delle risorse, etc).

- elaborazione dei dati in report e analisi in tempo reale

Tale sistema permette di avere un dipartimento risorse umane che lavora in maniera efficace ed efficiente, libero di impegnarsi in attività e ruoli più strategici.

Partner locale, piattaforma internazionale

Fondamentale è la possibilità di avere un software provider che sia anche partner certificato e logisticamente vicino alla propria azienda. In questo modo l’assistenza può essere erogata con maggiore continuità e la rapidità di intervento aumenta.

Occorre considerare che spesso anche la possibilità di avere un interlocutore che parla la propria lingua risulta un vantaggio in termini di efficienza di dialogo e di comprensione reciproca.

Allo stesso tempo, la piattaforma installata deve però rispondere anche a esigenze di carattere internazionale, non solo in termini di business e di crescita aziendale, ma anche e soprattutto per soddisfare le complessità legate ad aspetti quali normative, compliance o GDPR che regolano i rapporti con clienti e fornitori esteri.

La scelta tra una gestione centralizzata e una self service

In un’ottica di digitalizzazione dei processi, i vantaggi dati da un portale self-service sono numerosi. Per questo le organizzazioni dovrebbero mirare ad automatizzare servizi per le risorse umane quali la gestione delle ferie, la gestione del libro paga, l’aggiornamento delle formazioni personali e così via. Questo non solo alleggerisce il carico di lavoro del team HR ma aiuta l’azienda a ridurre i costi e a evitare il flusso di informazioni errate o non aggiornate.

Inoltre, l’archiviazione e la distribuzione di documenti in modalità digitale e self-service (per esempio cedolini paga, schede di valutazione del dipendente, schede recruitment, richieste e approvazioni del modulo richiesta ferie) riducono il consumo di carta, minimizzano il tempo sottratto alle attività produttive ed eliminano i costi di imbustamento e distribuzione. Un’evoluzione virtuosa da cui trae beneficio anche l’ambiente.

Il processo di implementazione e formazione HR

Un'implementazione HR è un processo impegnativo, in cui non bisogna sottovalutare la fase di preparazione del progetto. Ecco perché per attuarla al meglio è necessario concedersi il giusto tempo e supportare al massimo le persone responsabili della gestione del cambiamento nell'azienda.

Sotto questo profilo, aspetti importanti che un HR Manager deve considerare sono:

• gli effetti positivi di un'implementazione HR di successo sui processi aziendali quotidiani
• i costi totali di un'implementazione HR
• la durata di un'implementazione HR dall’inizio alla conclusione

Molti, in caso di modifiche organizzative, si concentrano di più sulla formazione degli utenti finali. Ma prima che questa formazione possa avere luogo, tutto deve essere pianificato e risolto affinché il processo possa completarsi con successo.

Se tutti i punti precedenti qui elencati (1-6) sono soddisfatti, sarà più semplice l’implementazione, più veloce l’impiego del nuovo sistema e quindi più evidente il ritorno dei vantaggi.

È fondamentale inoltre che la novità in arrivo sia presentata ai dipendenti per tempo e in maniera positiva. Solo in seguito bisognerà procedere a formare gli utenti più attivi della piattaforma, gli addetti HR e i manager di linea.

Tale formazione viene di norma erogata dal provider della soluzione, anche grazie a materiale di riferimento per l’uso della piattaforma.

Un altro aspetto chiave, infine, è quello di avere a propria disposizione servizi post implementazione e di assistenza da parte del fornitore. Questo è il motivo per cui il successo nel lungo periodo dipende anche dalla vicinanza costante di partner affidabili.

Se anche tu sei interessato a conoscere meglio queste operazioni preliminari in vista dell’implementazione di un HR software, contattaci: ti forniremo ogni informazione che ti occorra!