Un sondaggio del The Service Council ha rivelato che il 77% dei tecnici di assistenza sul campo ama risolvere i problemi dei clienti. Tuttavia, il 46% delle persone intervistate ha affermato che la gestione dei documenti cartacei e attività come l’elaborazione dei preventivi, le schede delle ore e le liste di controllo delle ispezioni sono giudicate inutili, ripetitive e dannose per la loro produttività. Per il 29% dei lavoratori sul campo, inoltre, il tempo trascorso alla ricerca di informazioni costituisce la parte più noiosa della loro giornata.
Dal punto di vista del datore di lavoro è evidente che, se i propri dipendenti trascorrono più tempo in attività amministrative insignificanti che in mansioni esecutive volte a risolvere i problemi dei clienti, i profitti aziendali ne risultano influenzati in negativo.
Fortunatamente l’evoluzione tecnologica mette oggi a disposizione strumenti estremamente efficienti che permettono di superare questa criticità, fornendo per di più una serie di ulteriori vantaggi.
La soluzione migliore è infatti ricorrere a un Software di Gestione dell'Assistenza sul Campo (FSM). Si tratta di un tool informatico totalmente integrato al proprio gestionale aziendale che permette di monitorare costantemente l’impegno di ogni singolo collaboratore, imputandogli ciascuna attività svolta giorno per giorno, le spese sostenute e il materiale utilizzato, al fine di poterne trarre una contabilità.
In questo modo, sia che si tratti di un progetto, di un cantiere oppure di un ordine di manutenzione o assistenza, ogni informazione ha il proprio collocamento all’interno di specifici report di analisi, e non occorre quindi più doversi destreggiare tra innumerevoli pile di ricevute manuali, fotografie, appunti presi su foglietti di carta e così via.
Grazie al software FSM, i tecnici possono archiviare digitalmente la descrizione del lavoro, le tempistiche, l’elenco dei materiali utilizzati e persino le firme dei clienti insieme a ogni altra informazione utile relativa al lavoro. Tutti i dati divengono così accessibili in tempo reale da qualsiasi dispositivo elettronico (come PC, tablet o smartphone) e da qualunque luogo. Adottare un software FSM consente quindi, automatizzando le attività manuali ripetitive, non solo di creare una forza lavoro più efficiente e più appagata ma anche di ottenere un incremento del ROI aziendale.
Inoltre, i vantaggi dati da un Software di Gestione dei Servizi sul Campo includono:
- Una pianificazione dei lavori più rapida
- Una migliore soddisfazione del cliente
- Una migliore visibilità dell'inventario
- Una fatturazione automatizzata
- Una riduzione dei costi aziendali
- Una possibilità di accesso ai dati da qualunque luogo e da qualunque device
L’importante è che il software scelto possieda le corrette caratteristiche funzionali, adatte a garantire un effettivo incremento dell’efficienza e della produttività aziendale, come per esempio la possibilità di:
- Inserimento (in modalità rapida) delle ore lavorate su un progetto/cantiere/assistenza o manutenzione di ogni singolo collaboratore oppure dell’intero team in simultanea
- Inserimento delle spese di trasferta del personale, anche in simultanea per più collaboratori
- Prelievo del materiale dai magazzini e relativa imputazione al progetto/cantiere
- Imputazione delle spese su singolo progetto/cantiere
- Inserimento delle assenze con possibilità di scalo ore tramite Modello orario, anche su più collaboratori
- Riepilogo settimanale delle ore per ogni singolo collaboratore o per più collaboratori, con evidenza di eventuali mancanze/incongruenze secondo il Modello orario
- Riepilogo settimanale delle ore per progetto/cantiere
- Possibilità di configurare una gestione "a squadre"
- Possibilità di definizione di un responsabile (team leader) per ogni squadra che può operare sui dati dei suoi collaboratori
A riprova dell’efficacia dell’implementazione di un software FSM, un sondaggio condotto da Capterra ha rilevato che le aziende che ne hanno adottato uno hanno riscontrato un aumento del 90% del numero delle conversioni da preventivi.
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