Perché commercio e distribuzione all’ingrosso hanno bisogno di un ERP

L’industria della grande distribuzione organizzata (GDO) sta attraversando un momento di rivoluzione. I marketplace online, la digitalizzazione del buyer journey, la trasmissione dei dati in tempo reale e persino l’avvento dell’intelligenza artificiale sono tutte innovazioni che, se da un lato costituiscono una sfida per le aziende che ancora non si sono messe al passo con i tempi, dall’altro rappresentano una grande opportunità.

Una prospettiva particolarmente vera in questo periodo di emergenza dovuto alla pandemia, che ha rinchiuso in casa milioni di persone. La quarantena ha infatti generato una situazione in cui le difficoltà di approvvigionamento da parte dei rivenditori sono direttamente proporzionali alla domanda della clientela. In tale contesto, poter contare su una conformità certificata di merci e spedizioni e su una loro tracciabilità sicura può fare davvero la differenza, in particolare per le aziende GDO legate ai settori del food&beverage e a quello farmaceutico, soprattutto ora che il contatto umano tra i vari attori della catena distributiva, dal produttore al cliente finale, si è drasticamente ridotto.

Quello della rivoluzione tecnologica del GDO è del resto un panorama che è stato solo accelerato dalla pandemia, visto che il cambiamento era già in atto e la sua affermazione inevitabile, con tutte le conseguenze del caso. Motivo per cui, per un’azienda del settore, conoscere e adottare gli strumenti informatici utili a interfacciarsi con i propri clienti in modo veloce, preciso e affidabile è la chiave per mantenersi competitivi e non soccombere all’evoluzione del mercato. Un ruolo centrale in tutto ciò è giocato dalla scelta del giusto sistema ERP (Enterprise Resource Planning), tipologia di software che costituisce sempre più il cuore nevralgico digitale di una GDO, dato che permette di gestire in modo centralizzato tutte le operazioni legate alla logistica, alla contabilità e al business.

L’ERP consente di allineare la tua azienda ai parametri richiesti dal mutamento tecnologico in atto, ma anche di ottenere vantaggi pressoché in tutti i campi operativi, garantendoti migliori prestazioni, minori sprechi e soprattutto una notevole ottimizzazione del business. Vediamo qui di seguito otto grandi benefici tra quelli che il giusto software ERP conferisce alla tua azienda GDO:

1. Visione d’insieme dei dati

Gestire tutte le operazioni relative alla filiera distributiva diventa estremamente più semplice: con un sistema ERP evoluto, tutti i dati dei vari step sono tracciati e gestiti in tempo reale da un singolo tool. Questo rende possibili operazioni più precise riguardo ai diversi aspetti del tuo business, aiutandoti a prendere decisioni strategiche più oculate e a ottimizzare la logistica e i prezzi in base ai cambiamenti delle condizioni del mercato. Grazie a questa visione onnicomprensiva, puoi così perfezionare ogni pianificazione e quindi l’efficienza aziendale.

2. Migliore gestione dell’inventario

L’inventario è al centro del business di ogni GDO: una errata gestione del magazzino e un suo scarso monitoraggio sono i principali motivi per cui un grossista non riesce a incrementare i profitti. Informazioni non accurate o ritardate portano a perdita di ordini, sovraccarichi di stoccaggio, restituzioni della merce, clienti insoddisfatti e perdita in termini di immagine aziendale. Integrando il tuo ERP con un software WMS (Warehouse Management Software), la visione d’insieme dei processi, la loro efficienza e la loro velocità aumentano. ERP e WMS lavorano sincronicamente, aggiornando i dati in automatico: questo consente risparmio di tempo, evita la sovrapposizione dei dati (che spesso si verifica con un double entry manuale) e offre una visione completa e in tempo reale della catena distributiva, compreso lo stoccaggio, le ricevute, i rifornimenti, i feedback di fornitori e clienti, gli ordini, le spedizioni e la reportistica in genere. L’analisi istantanea e continuativa di tutti i dati, incorporata nelle funzioni del sistema, aiuta inoltre a evadere gli ordini in modo calibrato alla quantità e a monitorare l’esaurimento delle scorte.

3. Migliore gestione della fatturazione e dei report

La creazione e l’invio delle fatture diventano processi automatici, smettendo quindi di costituire uno spreco di tempo e di risorse. Invece di dover impiegare ore lavorative per recuperare i dati da diversi fogli di lavoro o da differenti sistemi, diviene infatti possibile generare report con pochi click sul mouse o su un dispositivo mobile, risparmiando tempo e migliorando anche l’accuratezza delle operazioni. Questo ti permette di poter contare quindi su pagamenti e incassi puntuali e su una contabilità precisa. Inoltre, la filiera della GDO deve essere in grado di garantire la massima interoperabilità tra le parti coinvolte: l’invio dei dati in formato elettronico risulta spesso una procedura imprescindibile, pena l’annullamento del contratto di fornitura. L’adozione del metodo standardizzato dei sistemi EDI (Electronic Data Interchange) permette lo scambio elettronico di dati e documenti normalizzati tra i sistemi informatici dei partecipanti a una relazione commerciale, agevolando il loro coordinamento e un’efficienza ottimale. Con questo sistema, i partner commerciali possono scambiarsi ordini, documenti di trasporto, fatture, inventari e listini prezzi in maniera elettronica e automatizzata. I vantaggi derivati sono molteplici, quali: liberare risorse umane dallo svolgimento di attività a basso valore aggiunto, riduzione degli errori manuali, maggiore accuratezza e precisione delle informazioni scambiate, maggiore sicurezza nella gestione e archiviazione dei documenti, riduzione di tempi e costi di elaborazione, eliminazione dei documenti cartacei e dei relativi costi, maggiore rapidità negli scambi commerciali. Risulta quindi evidente che per poter sfruttare le potenzialità di questo processo, è necessario che l’ERP in uso preveda l’integrazione del metodo EDI.

4. Più efficiente pianificazione delle forniture

Rabboccare correttamente l’inventario con i giusti acquisti richiede una perfetta pianificazione delle forniture. L’ERP ti permette di effettuarla nel modo più semplice e meticoloso grazie all’automatizzazione dei nuovi ordini d’acquisto e mostrandoti sempre i livelli dell’inventario in tempo reale. Grazie alle analisi avanzate e a una visione completa delle operazioni, puoi così prevedere al meglio anche le necessità future, elaborando un modello di richiesta ancor più mirato e utile.

5. Una maggiore produttività delle risorse umane

Grazie ai processi automatici e ai dati operativi immediatamente disponibili, il tuo staff è in grado di focalizzarsi maggiormente su altre attività più strategiche. Inoltre, sono stati effettuati studi che dimostrano come l’utilizzo di un sistema ERP renda lo staff più efficiente e più coinvolto nelle mansioni di business. Riducendo i processi manuali diminuiscono gli errori così come gli impegni di lavoro dato che il sistema sbriga tutti quei processi aziendali routinari che solitamente sottraggono tempo alle attività più importanti.

6. Migliore compliance normativa e prontezza di audit

Grazie ai dati e ai report digitali è possibile richiamare tutta la documentazione relativa alla certificazione di un determinato prodotto fornito, comprese date di scadenza, origine, lavorazione, composizione e molto altro. Questa funzione è essenziale soprattutto in settori come quello farmaceutico o (particolarmente in questo periodo) nel settore del food & beverage, dove serve un controllo rigoroso dei parametri igienico-sanitari.

7. Riduzione del rischio di contagio virale per il personale

In epoche di rischio di diffusione virale come quella attuale, l’utilizzo di un software ERP che preveda la gestione di dati e documenti in formato digitale, accessibili e condivisibili da remoto, costituisce una garanzia di estrema riduzione del pericolo di contagio tra i membri del personale aziendale e di contaminazione dei prodotti, data la minore necessità di presenza umana in sede. L’ERP fornisce inoltre informazioni istantanee circa i cambiamenti nelle richieste degli articoli, consentendo all’azienda GDO, in caso di situazioni di emergenza, di adeguare per tempo l’inventario e l’offerta.

8. Miglior mobilità

Con l’avvento dei supporti mobili, il lavoro può essere svolto davvero dovunque e in qualsiasi momento, senza più bisogno di una sede fissa. Un moderno ERP consente infatti l’accesso ai dati attraverso un’interfaccia intuitiva e semplice da usare. Basta un’autorizzazione e ogni membro del tuo staff può recuperare i dati di cui ha bisogno e svolgere le sue mansioni indipendentemente da dove si trova fisicamente. Una potenzialità non indifferente, soprattutto per il recruitment di nuovi talenti, sempre più attratti dalla flessibilità offerta da questo approccio smart.

Se anche tu sei interessato all’adozione di un software ERP per la tua attività di commercio e vendita all’ingrosso, contattaci: ti forniremo ulteriori consigli in merito!