Software Gestione del Personale: scopri il miglior software di rilevazione presenze

In un mondo aziendale sempre più orientato all’efficienza e allo snellimento dei processi, monitorare con precisione presenze e assenze dei dipendenti è ormai un’esigenza prioritaria. I classici sistemi basati su fogli Excel sono però spesso inaffidabili in quanto passibili di errori, mancanze o imprecisioni.

La soluzione migliore è affidarsi a un software di rilevazione presenze, che offre la possibilità di tenere traccia di tutte le entrate e le uscite dal posto di lavoro di ciascun membro del team, registrando anche importanti informazioni come gli orari e le modalità operative. Diventa così semplice gestire al meglio e in modo proficuo le ore lavorative dei dipendenti.

Come funziona un software di rilevazione presenze?

Questo tipo di software permette di registrare ogni movimento in ingresso e in uscita di ciascun dipendente (comprese le pause) interfacciandosi ai normali dispositivi di rilevamento, quali:

• Badge, nel caso in cui ciascun dipendente utilizzi un tesserino magnetico (o un tag RFID)
• PC o App, nel caso in cui ciascun dipendente utilizzi un’applicazione installata sul proprio smartphone o tramite browser su computer

Tenere traccia dell’orario reale di lavoro dei dipendenti diventa così un’operazione accurata e precisa.

I dati raccolti non vanno perduti ma vengono registrati in un database. Il datore di lavoro può consultarli in qualsiasi momento, richiedendo anche, all’occorrenza, report automatici sulla presenza dei dipendenti.

Questo tipo di software può essere on-premise, ossia installato su server fisici all’interno della sede aziendale, oppure in Cloud, sistema che consente di archiviare i dati su server remoti, con possibilità di accedervi in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo abilitato. Il backup dei dati avviene quindi su spazi di archiviazione sicuri e certificati.

Software rilevazione presenze in azienda: quali sono i benefici

Poter rilevare con precisione le presenze in azienda e tenere il conteggio delle ore lavorative effettive di ciascun dipendente porta parecchi benefici all’organizzazione. Ecco i principali:

• Consente di rispettare la conformità alle normative in materia di lavoro e sicurezza sul posto di lavoro: garantire che i dipendenti rispettino il limite massimo di ore lavorative evita infatti di incorrere in sanzioni per violazione delle leggi sul lavoro.
• Permette di calcolare gli stipendi con precisione, gestendo le ore lavorative dei dipendenti.
• Migliora la produttività e la motivazione dei dipendenti.
• Permette di monitorare l’efficacia del lavoro flessibile, valutando il rendimento di ciascun dipendente.

Tutto questo avviene tramite una serie di funzioni volte a:

• Registrare le ore di lavoro effettive dei dipendenti, così da poter valutare la loro efficienza in relazione agli obiettivi prestabiliti.
• Quantificare le assenze e, quindi, pianificare le attività garantendo che ci siano sempre sufficienti dipendenti per svolgerle (allocazione delle risorse umane).
• Registrare correttamente le ferie e i giorni di malattia, tenendo traccia delle ferie godute e di quelle spettanti per evitare eventuali contestazioni e gestendo in modo efficace le indennità di malattia.
• Gestire al meglio i turni, le richieste e le approvazioni di assenze.
• Individuare eventuali problemi di puntualità, evitando che ne derivino criticità maggiori.
• Valutare la produttività, calcolando il tempo effettivo che i dipendenti impiegano per completare specifiche attività e individuando eventuali margini di miglioramento.

Come scegliere il software di rilevazione presenze: le caratteristiche da ricercare

Per poter costituire uno strumento utile all’azienda e alla sua produttività, un software di rilevazione presenze deve possedere una serie di caratteristiche indispensabili, ovvero:

• Facilità d’uso, che garantisce l’accesso al software al maggior numero di utenti tramite molteplici device. Un’interfaccia intuitiva aumenta la produttività, diminuisce le possibilità di errore e riduce la necessità di formare gli utenti.
• Capacità di gestire diversi tipi di presenze, tenendo conto di diversi criteri quali orario flessibile, smart working, straordinari.
• Funzionalità di monitoraggio e reportistica dettagliata.
• Garanzia di sicurezza e privacy dei dati, grazie a costanti aggiornamenti che prevengono gli accessi non autorizzati, le perdite dei dati e le frodi informatiche.
• Personalizzazione e scalabilità, che consentono di adattare il software alle reali esigenze dell’azienda e di mantenerlo su misura al crescere dell’impresa.
• Tecnologia Cloud, che consente di accedere al software da qualsiasi luogo o dispositivo, di salvare i dati su server in remoto dedicati, sicuri e sottoposti a periodici back up.
• Suite HR per la gestione di tutti gli aspetti del personale: non solo la gestione delle retribuzioni, delle ferie, del calcolo delle ore di lavoro ma a tutti gli aspetti della gestione delle proprie risorse (onboarding, formazione, gestione della comunicazione e dei documenti, Time management e produttività e molto altro).

Software di rilevazione presenze: perché sceglierlo tra i migliori

I vantaggi competitivi che un’azienda può ottenere adottando un software di rilevazione presenze di più alta qualità sono riscontrabili già nell’immediato, e comprendono:

Riduzione degli errori umani nelle registrazioni delle presenze dei dipendenti, grazie a una tecnologia di rilevamento automatico che evita errori di calcolo e riduce il rischio di frodi.

Risparmio di tempo nella gestione delle presenze e nel calcolo delle ore lavorate, grazie all’eliminazione della registrazione manuale delle presenze su fogli di carta o in fogli di calcolo, alla possibilità per i dipendenti di registrare la propria presenza in modo autonomo e alla possibilità di calcolare in automatico le ore lavorate e le assenze.

Risparmio sui costi di gestione delle presenze, grazie all’eliminazione della necessità di acquistare e manutenere strumentazioni costose (come terminali per timbrare).

Maggiore precisione nel calcolo di stipendi, straordinari, indennità e supplementi.

Facilità nell’elaborazione di report e statistiche sulla presenza dei dipendenti, con possibilità anche di segnalazione di eventuali irregolarità (per esempio dipendenti che non timbrano o che superano le ore lavorative previste o che violano le fasce di presenza obbligatoria).

Possibilità di concentrare le energie su altre attività più produttive per l’azienda.

Precisione automatica nella registrazione dei dati relativi alle ore di lavoro dei dipendenti, utile anche per dimostrare conformità con le normative del lavoro.

Conservazione sicura dei dati, che consente al tempo stesso l’accesso rapido alle informazioni in caso di ispezioni.

Ottimizzazione della gestione delle risorse umane, grazie alla flessibilità nei programmi di lavoro e a una panoramica completa delle presenze e delle assenze.

Aumento della soddisfazione dei dipendenti, grazie, per esempio, all’eliminazione delle controversie su assenze e straordinari, alla possibilità da parte loro di gestire in autonomia i propri dati (gestione HR self-service) e a una maggiore equità nei trattamenti.

Sei interessato a individuare il miglior software di rilevazione presenze per la tua azienda? Contattaci: ti daremo tutte le informazioni che ti occorrono per scegliere la soluzione più adatta a te!