Come gestire al meglio il tuo e-Commerce con SAP Business One

Aprire un e-commerce rappresenta un enorme vantaggio per le aziende, siano esse B2B o B2C. I benefici che ne derivano sono concreti e misurabili: tra i tanti, come abbiamo analizzato nell’articolo precedente, la possibilità di incrementare le vendite riducendo i costi e di raggiungere un parco clienti più vasto superando limitazioni e confini geografici. L’implementazione di un sistema e-commerce, però, presenta diverse criticità a cui occorre saper far fronte nel modo più efficace per evitare problemi e ottenere il massimo da questa soluzione.

La prima criticità è rappresentata dalla gestione degli ordini e del magazzino, elementi chiave per un’attività e-commerce. Occorre infatti conoscere sempre il quantitativo di articoli presenti in stock e tutti i dati specifici relativi al loro approvvigionamento, al loro assortimento, alla loro spedizione, a eventuali resi e così via.

Una seconda criticità deriva dalla necessità di avere una visione completa dei processi di gestione. Infatti è indispensabile riuscire a mantenere una contabilità il più possibile razionale, ordinata e aggiornata. Conoscere in ogni momento la situazione economica e patrimoniale della propria azienda è infatti necessario per capire l’andamento dell’attività e pianificare le future strategie di vendita. Ecco perché bisogna eseguire nel modo più efficiente la fatturazione, registrando ogni documento attivo e passivo in modo sicuro, pratico e affidabile: un impegno non facile.

Una terza criticità è costituita dall’ingombro delle fatture su supporto cartaceo, che possono accumularsi fino a rappresentare non solo un problema logistico ma anche di carattere organizzativo, con la possibilità in ogni momento di perdere, danneggiare o archiviare disordinatamente i documenti. Ecco perché è sempre più opportuno optare per una soluzione di gestione documentale che permetta, oltre alla digitalizzazione dei documenti cartacei, una loro conservazione digitale sostitutiva.

Il miglior aiuto viene dalla scelta del giusto sofware gestionale, che deve però rispondere a una serie di requisiti imprescindibili, quali:

• essere in grado di seguire facilmente e velocemente l’intero processo di gestione del cliente, dal contatto iniziale alla vendita finale, senza tralasciare l’assistenza post-vendita e la customer satisfaction.
• poter monitorare costantemente il numero di prodotti stoccati e i relativi dati specifici (ingresso, uscita, resi, richieste, costi, ecc.)
• poter gestire l’amministrazione e la finanza in modo razionale e funzionale
• essere aggiornabile, anche in multi-utenza, e consentire l’update sincronizzato delle informazioni in tempo reale
• consentire l’accesso e l’interazione in ogni momento e da qualsiasi dispositivo mobile
• consentire il rispetto delle più recenti normative vigenti, a livello sia nazionale che internazionale
• essere in grado di creare report dettagliati e analisi in tempo reale su tutte le aree di business, per poter valutare le prestazioni e prendere decisioni strategiche velocemente e in maniera efficace

SAP Business One, il software più utilizzato dalle PMI, soddisfa tutti i requisiti imprescindibili che un gestionale deve avere ed è al tempo stesso completamente scalabile, flessibile e personalizzabile. Per sfruttare al meglio le sue prestazioni in ambiente e-commerce, occorre solo interfacciarlo con la piattaforma di vendita online utilizzata.

MTF Business Solutions SA può integrarlo con soluzioni software già esistenti oppure offrire tutta la sua esperienza e professionalità come unico SAP Partner Gold in Ticino e proporre una soluzione unica e funzionale: l’integrazione infatti rende SAP Business One il sistema principale sia per la gestione dei processi aziendali sia per le transazioni della piattaforma e-commerce. In questo modo l’organizzazione dei processi è ottimizzata:

• le transazioni e le attività finanziarie sono completamente sotto controllo
• la gestione contabile è automatizzata
• l’eliminazione dell’inserimento manuale dei dati ne evita la ridondanza e riduce la possibilità di errori
• le informazioni dei prodotti sono mantenute costantemente aggiornate
• l’inventario è gestito in maniera efficace
• l’evasione degli ordini e il tracciamento delle spedizioni è semplice e automatizzato.

Con l’utilizzo di un’unica piattaforma è quindi possibile avere il controllo totale del negozio online. L’interfaccia è semplice, intuitiva e facile da gestire e grazie alle funzionalità principali è possibile:

• Sincronizzare automaticamente o manualmente tutte le informazioni dei partner commerciali e delle persone di contatto
• Aggiornare in tempo reale le cartelle clienti, lo stato degli articoli, il livello di magazzino e la disponibilità del prodotto
• Creare documenti di marketing e di vendita (preventivi, ordini, consegne, fatture, pagamenti, ecc.)
• Rendere visibili ai clienti dopo l’accesso al sito e-commerce le regole di business definite in SAP Business One
• Rendere il team di vendita in grado di creare un ordine per conto dei propri clienti dalla piattaforma di commercio elettronico
• Caricare dati storici da SAP Business One alla piattaforma e-commerce (ordini, consegne, note di credito, fatture e pagamenti)
• Effettuare le consegne parziali e relative fatture da SAP Business One a e-commerce
• Inviare il numero di tracciamento (visibile al cliente) alla piattaforma e-commerce
• Aggiornare in tempo reale gli ordini e gli articoli dei clienti (in multilingua)
• Aggiornare in tempo reale il livello di scorte e la disponibilità del prodotto
• Controllare tutti i negozi virtuali attivi nelle lingue desiderate
• Sincronizzare le informazioni con le migliori piattaforme di rivendita online/marketplace (es. Amazon, eBay, Magento, Shopify)
• Sincronizzare la piattaforma con i migliori servizi di pagamento online (es. PayPal, Authorize.net, Kount)

Per una gestione del proprio e-commerce B2B ancora più smart, effettuabile anche da remoto, è possibile poi fare affidamento su strumenti come Mobile Sales, un tool web based che, integrato a SAP Business One, permette ordini per la gestione e l’approvvigionamento delle scorte anche via smartphone o tablet da qualunque luogo. È utile in particolare per la forza vendita, dato che consente di compilare gli ordini dei clienti in mobilità avendo a disposizione tutte le funzioni del gestionale, come l’anagrafica, gli ordini, le fatture, le statistiche, i listini, la disponibilità di magazzino e i dettagli dei prodotti. Inoltre, i clienti che non hanno bisogno del supporto di un commerciale/agente possono creare ordini in autonomia.

Se anche tu sei interessato ad aver maggiori informazioni in merito alle migliori soluzioni gestionali per il tuo e-commerce, contattaci: ne parleremo nel dettaglio!