Conservazione digitale sostitutiva: come scegliere il software
Le normative vigenti in merito all’archiviazione dei dati della propria azienda richiede ormai obbligatoriamente il ricorso alla Conservazione Digitale Sostitutiva, sistema pratico ed efficiente che, però, necessita dell’utilizzo del giusto software di archiviazione per poter rispettare quanto richiesto dalla legge.
Come abbiamo visto in un precedente articolo, i parametri che stabiliscono la correttezza di processo della Conservazione Digitale Sostitutiva includono infatti operazioni da svolgersi in modo informatizzato (come l’apposizione su un documento della firma digitale e della marcatura oraria) ma anche una serie di garanzie di autenticità riguardanti l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei dati.
Affidandosi per la propria azienda a un software di archiviazione di prima qualità e scelto in modo mirato per le specifiche necessità del proprio business è possibile analizzare il contenuto di ogni documento in modo semplice e veloce, codificandone le informazioni in base alla provenienza, alle finalità, al contesto e alla contingenza.
Il giusto tool di archiviazione deve rendere possibile integrare in un unico sistema la gestione documentale e la gestione dei processi, garantendo per ogni documento:
- la firma digitale e la marcatura temporale (in modo integrato)
- i controlli di sicurezza su vari livelli (diritti, archivi, tipologie documentali, organigramma, criptazione dei file, verifica dell’impronta)
- la fascicolazione archivistica (evoluta)
- l’acquisizione (sia da formato cartaceo che nativo digitale)
- la profilazione (anche tramite classificazione e interpretazione automatica, OCR/ICR)
- la contestualizzazione (come per esempio la fascicolazione)
- lo smistamento (manuale o via workflow documentale)
- la lavorazione (grazie a gestione collaborativa, esecuzione automatica e registrazione attività svolte)
- la consultazione (grazie a funzioni di ricerca avanzate)
- la pubblicazione (via web o tramite meccanismi di inoltro multicanale)
In questo modo non solo si può effettuare comodamente la Conservazione Digitale Sostitutiva, ma si snellisce anche la gestione di ogni altro tipo di documento che circola all’interno della propria azienda. Oltre ai vantaggi specifici per la Conservazione Digitale Sostitutiva, il giusto software di archiviazione deve infatti essere in grado di offrire anche una serie di benefici trasversali a tutta l’attività di archiviazione e di gestione documentale, come ad esempio:
- una maggiore velocità nel reperire documenti e informazioni
- un migliore controllo dei processi documentali
- una riduzione di costi (diretti e indiretti) sui processi operativi
- una riduzione di spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
- una riduzione di risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti
- una riduzione di tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti
Se vuoi avere maggiori informazioni in merito alla scelta di un software di archiviazione su misura per la tua azienda che sia utile per effettuare al meglio la Conservazione Digitale Sostitutiva, contatta il software provider MTF Business Solutions: un esperto qualificato sarà lieto di rispondere a ogni tua domanda.
