Software gestionale per azienda alimentare: quali caratteristiche chiave deve avere?

All’interno del panorama aziendale il settore alimentare costituisce un caso unico, visto il tipo specifico di prodotti gestiti. Si tratta infatti di merce non solo deperibile per sua natura, ma anche destinata a uno scopo delicato, ovvero la nutrizione dei consumatori. In termini di gestione, questo significa dover far fronte a una serie di sfide particolarmente impegnative rispetto a quelle degli altri settori.

Date queste premesse, il miglior aiuto per l’azienda deriva dall’adozione del giusto ERP integrato a specifici programmi per la produzione e la gestione magazzino. Il software in questione deve consentire la gestione di ogni aspetto produttivo grazie a funzionalità chiave imprescindibili per il settore Food&Beverage. Solo così l’ERP può essere in grado di soddisfare le esigenze sia delle aziende che producono cibi e bevande sia delle aziende di distribuzione alimentare.

In particolare, il software gestionale per il settore Food&Beverage deve offrire soluzioni mirate a problematiche specifiche, quali per esempio:

• Inventario senza eccessi né sprechi - L'eccesso di scorte nel settore alimentare e delle bevande si traduce automaticamente in un costo, dato che la merce diventerà inutilizzabile entro un lasso di tempo predeterminato. Trattandosi di materie prime deperibili, infatti, ogni ritardo nei cicli di lavorazione e nella consegna può portare a gravi problemi non solo di qualità ma anche di sicurezza per il consumatore. Ecco perché le funzionalità in grado di riequilibrare e ottimizzare l'inventario sono indispensabili.
• Efficienza nel controllo della qualità - Il controllo della qualità della produzione è fondamentale, soprattutto nel settore dell’industria alimentare. Disporre di dati in tempo reale sui vari step dei cicli produttivi e della supply chain è basilare per poter garantire sempre la qualità di ogni aspetto dei propri prodotti. Ne deriva che avere un sistema che consenta un’acquisizione di dati costante e precisa è la chiave per mantenere al meglio l’efficienza dell’azienda.
• Conformità alle normative – Nel settore Food&Beverage le normative di riferimento cambiano costantemente, mettendo a dura prova la flessibilità e la duttilità delle aziende. Questo perché gli ambiti interessati dalla regolamentazione legale sono molteplici e vanno dal trattamento delle materie prime alle linee guida ambientali, dalla tracciabilità alle metodologie di lavorazione e così via. Per questo motivo è essenziale poter disporre di un sistema agile che consenta di adattarsi con reattività a ogni cambiamento normativo.
• Tracciamento dei costi – Pochi settori devono poter tracciare tanti costi associati alle linee di prodotti quanto l'industria alimentare e delle bevande. Ecco perché è necessaria una soluzione software che, tramite una piattaforma unificata, consenta una corretta analisi dei costi di produzione attraverso la gestione del controllo produzione, i dati finanziari, la qualità e l'inventario.

Il supporto che si può ottenere da un software ERP si compone sostanzialmente di tre fattori principali, ovvero:

• Un ERP integra in un’unica soluzione software (per esempio SAP Business One programma gestione aziendale, Be.as Manufacturing programma per la produzione e Produmex programma gestione magazzino) tutti gli strumenti necessari ad acquisire e ad analizzare i dati provenienti dai più diversi dipartimenti, garantendo una visione unificata e in tempo reale dell'intera azienda.
• Il giusto ERP include funzionalità specifiche per il settore dell’industria di produzione e distribuzione di alimenti e bevande, come i moduli di gestione dell'inventario, indispensabili per risolvere ogni criticità peculiare del settore.
• Un ERP avanzato, flessibile e scalare può integrare con facilità componenti aggiuntivi di terze parti estendendo così le proprie capacità e rispondendo a eventuali necessità emerse nel tempo.

In generale, si può individuare una serie di caratteristiche che un ERP deve possedere per soddisfare le esigenze di un’azienda F&B in relazione ai diversi aspetti operativi. Ecco qualche esempio:

Gestione delle scorte - Abbiamo visto come avere scorte in eccesso può risultare costoso in termini di spreco. Allo stesso modo, scorte insufficienti causano carenza di prodotti e impattano negativamente sulla customer experience. Ne risulta che la funzionalità principale che deve possedere un ERP per il Food&Beverage è un robusto modulo di gestione dell'inventario. Il controllo delle scorte, il monitoraggio della durata di conservazione dei prodotti e gli avvisi automatici per i prodotti in scadenza diventano con questo strumento chiari, semplici e immediati, riducendo i costi operativi e permettendo di tarare il ciclo degli ordini in base alle richieste future. Al medesimo scopo è molto utile anche integrare un sistema di gestione del magazzino (come Produmex WMS) con l’ERP SAP Business One: i responsabili potranno così aggiornare direttamente e condividere in tempo reale i dati di inventario, i numeri di serie dei lotti e le informazioni sulla linea di prodotti.

Tracciabilità dei lotti – A causa della natura deperibile dei prodotti, i produttori e distributori alimentari devono essere in grado di soddisfare elevati standard di tracciabilità alimentare. Per esempio, in caso di contaminazione di un lotto di prodotti, l’azienda deve essere in grado di emetterne rapidamente il richiamo. Per questo importante motivo, l’ERP deve offrire funzionalità di tracciabilità end-to-end dei lotti. Ciò prevede il costante monitoraggio e la puntuale gestione dei lotti, in modo da identificare il punto esatto di compromissione o contaminazione del prodotto lungo la supply chain. Recuperare per tempo un lotto compromesso aiuterà anche a mantenere la reputazione aziendale e la fiducia dei clienti nel marchio.

Controllo qualità e gestione della conformità – Il rispetto rigoroso degli standard di qualità è imprescindibile per un’azienda Food&Beverage, dato che la minima inadempienza può avere ripercussioni molto gravi sul proprio marchio. Un ERP evoluto consente di mantenere gli standard di controllo della qualità rispettosi delle rigide normative del settore alimentare, tenendo traccia, per esempio, delle date di "utilizzo entro", "vendita entro" e "da consumarsi preferibilmente entro" indicate per ciascun prodotto. Questo permette anche di poter vendere in liquidazione i lotti a scadenza imminente, rimuovendoli così dall’inventario prima che non siano più utilizzabili. Tutto ciò avviene tramite una visualizzazione dei dati in tempo reale, dashboard analitiche e report personalizzabili che consentono un’automatizzazione della gestione delle anagrafiche. I registri dei processi, delle attrezzature, del personale, delle ispezioni e delle procedure di prova saranno così sempre aggiornati e corretti.

Pianificazione dei requisiti dei materiali (MRP) – Un’altra funzione indispensabile che deve possedere l’ERP è quella per la pianificazione dei requisiti dei materiali (MRP), che combina la gestione dell'inventario con la pianificazione della produzione, gli ordini di materiale e la gestione finanziaria. Il settore alimentare funziona infatti in base a cicli stagionali, acquisti precisi, forniture e logistica accurate. Una corretta pianificazione degli acquisti può ottimizzare la produzione e l'inventario permettendo all’azienda di allinearsi alle previsioni di vendita. Da questo deriva il mantenimento di scorte adeguate alle richieste dei clienti, il tutto entro i budget pianificati.

Gestione delle ricette – Operando nel Food&Beverage, è ovviamente essenziale che i prodotti mantengano coerenza di qualità e di gusto indipendentemente dal lotto di appartenenza. Questo significa che ciascun lotto deve essere prodotto secondo la medesima precisa ricetta. Per ottenere ciò, è indispensabile poter disporre di un tool centralizzato in cui archiviare le ricette, accessibile ai dipendenti autorizzati. Ecco perché è bene che il software ERP sia personalizzabile, in modo da poter ricreare un database su misura per l’azienda dove raccogliere dati nutrizionali, ingredienti, allergeni presenti e altri dettagli per ciascun prodotto alimentare, così da poter generare etichette conformi alle normative.Oltre a queste funzioni specifiche per il settore degli alimenti e delle bevande, un ERP evoluto e avanzato come SAP Business One costituisce un aiuto fondamentale anche sotto innumerevoli altri profili legati alla produttività, all’analisi e alla gestione complessiva dei processi aziendali.

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