Gestire il fascicolo del personale con l’archiviazione digitale
Come ogni esperto HR manager sa bene, la gestione manuale del fascicolo del personale rappresenta un enorme dispendio di tempo a causa della mancanza di una visione d’insieme della documentazione che racchiude. Per evitare la dispersione di energie e il rischio di perdere o danneggiare i documenti durante le consultazioni, la soluzione è solo una: affidarsi all’archiviazione elettronica dei dati, grazie alla digitalizzazione e alla dematerializzazione documentale.
I due processi sono simili ma differiscono nella loro natura: la dematerializzazione si riferisce infatti al cambiamento di formato di un documento, da cartaceo diventa digitale, la digitalizzazione si riferisce a documenti già nati su supporto elettronico e gestiti e conservati direttamente in digitale. In entrambi i casi, si tratta di un approccio che consente un notevole incremento di risparmio, sicurezza, velocità ed efficienza.
Trasferire integralmente in archiviazione elettronica il fascicolo del personale ne permette infatti la gestione digitale, che può essere effettuata tramite un apposito software. Con questo sistema, i vantaggi diventano immediati e subito evidenti. Per esempio:
- Dati e informazioni divengono reperibili all’istante e con facilità
- Si può avere una visione completa del percorso professionale del singolo dipendente
- È possibile organizzare in modo razionale la complessità di procedimenti relativi alle risorse umane
- Viene garantita l’immediatezza di intervento per la risoluzione di procedure “delicate” quali ad esempio contenziosi per rapporti di lavoro in corso o passati.
Tutto ciò è reso possibile dalla presenza, all’interno dei documenti informatici, dei cosiddetti metadati: informazioni di struttura, contesto e contenuto (come l’autore del file, il riferimento temporale, l’argomento…) che consentono di individuare ciò che serve tramite apposite funzioni di ricerca. Grazie al fascicolo personale digitale è dunque possibile gestire in maniera efficiente tutta la documentazione relativa a ciascun dipendente: curriculum, contratti di assunzione, trasformazioni del contratto di lavoro, circolari e autorizzazioni, istanze e certificazioni diventano infatti immediatamente recuperabili e consultabili.
Nella creazione di un fascicolo del personale, inoltre, è bene ricordare che per renderlo giuridicamente valido è necessario anche garantire l’accessibilità, l’inalterabilità e la sicurezza dei documenti informatici che lo compongono. Ecco perché è fondamentale l’utilizzo di strumenti software che ne assicurino l’integrità tramite funzioni quali:
- l’utilizzo della firma digitale (o firma elettronica qualificata)
- l’apposizione di una validazione temporale
- la memorizzazione su un sistema di gestione documentale, protetto da idonee misure di sicurezza
Una volta effettuata la dematerializzazione dei documenti cartacei preesistenti e averli uniti a quelli digitali, si ottiene un archivio del personale full-digital ordinato e completo, relativo a tutte le risorse umane presenti e passate che hanno avuto un rapporto di lavoro con l’azienda.
Il software gestionale a questo punto fa di più, permettendo di archiviare e conservare questi dati in modo opportuno, garantendone l’autenticità, l’affidabilità e la leggibilità. Questo nell’ottica di attuare una long-term digital preservation, una conservazione a lungo termine, mantenendo i documenti inalterati nel tempo a prescindere dai formati elettronici e dall’evoluzione tecnologica.
Per potersi avvantaggiare a colpo sicuro di tutti questi benefici sempre più giuridicamente indispensabili, si può adottare uno dei tool gestionali per il personale più diffusi e utilizzati in Ticino.
